دورة واجبات السكرتير والمساعد الإداري والشخصي
دورات إدارة المكاتب والسكرتارية
-دورات التخطيط وتحسين الجودة
-دورات تطوير الذات والمهارات الشخصية
اختر مدينة وتاريخ آخر
دورة واجبات السكرتير والمساعد الإداري والشخصي
المقدمة:
تتمثّل المهمّة الاساسيّة للسكرتير و المساعد الإداري في تقديم الدعم الإداريّ لكبار المديرين في المؤسسة، وهذا يعني أنّه سيتم تكليفهم بمجموعة متنوعة من المهام والمسؤوليات وفقاً لاحتياجات المنظمة، إضافة إلى إمكانيّة توليهم واجبات ثانوية مختلفة.
و يعدّ المساعدون الإداريون الذين يتمتّعون بالمعرفة والكفاءة، وكذلك المساعدون الشخصيّون والأمناء، من العناصر القيّمة للمديرين التنفيذيين والمؤسسات التي يعملون بها، مما يؤدي إلى ارتفاع الطلب عليهم وتقديم رواتب ومزايا جيدة.
أهداف الدورة:
· فهم واضح للدور الوظيفي لمدير المكتب، وتعلم كيفية الالتزام بالمعايير ذات الصلة والتصرف بصورة احترافية.
· جدولة وتنسيق الاجتماعات والمهام وتحديد الأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية المحددة.
· تقديم الدعم التشغيلي للقسم الإداري.
· إدارة اليوميات وتحديد المواعيد.
· حجز الغرف وترتيبات السفر.
· إعداد الأوراق والمستندات للاجتماعات وتوزيعها.
· تدوين المحاضر.
· التعامل مع البريد.
· صياغة خطابات ووثائق أخرى، مثل عروض PowerPoint التقديمية.
· الحفاظ على أنظمة الملفات.
· التعرف على كيفية استخدام نظام حفظ مناسب للوثائق والسجلات لدعم العمليات المكتبية اليومية.
الفئات المستهدفة:
تعد الدورة التدريبية لواجبات السكرتير والمساعد الإداري والشخصي مثالية لـكل من:
· المساعدين الشخصيين والأمناء الطموحين الواثقين في مناصبهم الحالية.
· من يرغب أن يكون مبادراً أكثر، ويتطور في منصبه ويتحمل مزيداً من المسؤولية الإدارية.
· المساعدين الشخصيين والأمناء الراغبين في زيادة حصيلة مهاراتهم وكفاءاتهم.
· كبار المسؤولين الراغبين في تحسين فعاليتهم أو آفاقهم الترويجية.
المحاور العلمية للدورة:
أنواع المساعدين الشخصيين / السكرتير وأدوارهم
· السمات والمهارات الشخصية، وعلاقات العمل، والتكيف مع التغيير.
· بيئة المكتب: التخطيط والتصميم والعوامل البيئية ومخاوف الصحة والسلامة.
· الأثاث والمفروشات والمعدات والآلات ووظائفها.
· عالم التجارة: أنواع المؤسسات العامة والخاصة.
خطابات الأعمال وإعدادها؛ النشر المكتبي
· الاتصالات وتتضمن المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والنماذج والتقارير ووثائق العمل الأخرى.
· أنظمة الملفات والبيانات والمعلومات.
· استخدامات الآلات المكتبية والتحكم فيها.
· أنظمة الحاسب الآلي: البيانات، قواعد البيانات، الأجهزة، البرمجيات، أمن البيانات.
البريد الوارد: الفرز، الفتح، التوزيع؛ الإملاء والتحقق باستخدام معالج النصوص word
· البريد الصادر وإرسال البريد والخيارات والطوابع البريدية وخيارات الترحيل والآلات.
· أعمال الاستقبال، الزوار، المواعيد، التسليمات.
· ترتيب الاجتماعات، وتمثيل المنظمة.
· الاجتماعات: الترتيبات، الإخطارات، جداول الأعمال، تدوين المحاضر، إعداد المحاضر.
إجراء ترتيبات السفر؛ المواعيد اليومية
· المؤتمرات، وإدارة الأحداث، والخدمات اللوجستية، والسفر.
· الاتصال الفعال: الشفهي، المرئي، الكتابي، الإلكتروني.
· مبادئ مسك الدفاتر، دفتر الأستاذ، مستندات البيع، المصروفات النثرية، البنوك.
· الفواتير والإيصالات وفحص وتمرير فواتير الدفع وإصدار الشيكات والسجلات
الأجور والمكافآت
· الإعلان عن وتعيين موظفي المكاتب: تحليل الوظائف، توصيف الوظائف.
· إجراء المقابلات، اختبارات الأداء، التوظيف، التدريب، الإشراف، الرقابة، الاستشارة.
· وظائف الإدارة ومبادئها: الجوانب الفنية والإدارية.
· وضع الأمثلة والمواقف الجيدة، التحضير للترقية.
