دورة مهارات السكرتارية وادارة المكاتب

المقدمة:

تُعتبر مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب من العناصر الحيوية لنجاح أي منظمة، حيث تلعب دورًا أساسيًا في تعزيز الكفاءة وضمان سير العمل بسلاسة. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات الضرورية لأداء مهام السكرتارية بفاعلية، بدءًا من تنظيم المواعيد وإدارة الوثائق، وصولاً إلى تحسين التواصل الداخلي والخارجي.

خلال الدورة، ستستكشف أساسيات إدارة المكاتب، بما في ذلك التخطيط والتنظيم، وكيفية الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة لزيادة الإنتاجية. ستتعلم أيضًا كيفية استخدام أنظمة إدارة الوثائق والأدوات الرقمية التي تسهم في تسهيل الوصول إلى المعلومات وإدارتها بكفاءة.

كما ستغطي الدورة مهارات إدارة الوقت، وتحديد الأولويات، والتعامل مع الضغوط، مما سيمكنك من أداء مهامك بشكل أكثر كفاءة. بالإضافة إلى ذلك، ستتناول الدورة استراتيجيات فعّالة لتعزيز مهارات التواصل، سواء كانت كتابية أو شفهية، مما يساعدك في بناء علاقات مهنية قوية مع الزملاء والعملاء.

أهداف الدورة:

·     التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسيه لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز في الأداء .

·     صقل المهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية .

·     تزويد المشاركين بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على إستخدامها.

الفئات المستهدفة:

مدراء المكاتب وأعضاء السكرتارية الخاصة للقيادات الإدارية العليا ومن في مستواهم.

المحاور العلمية للدورة:

المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية :

·     العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .

·     الوظائف الرئيسيه لمديري المكاتب ومشكلات  العمل المكتبي .

·     دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل لمكتبي .

المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها  :

·     تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لمدير المكتب ) .

·     أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة لجيدة .

·     إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .

·     إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .

·     إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .

·     إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .

المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب :

·     وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين .

·     العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع  الآخرين .

·     مهارات التحدث والإنصات والإستماع .

·     مهارات القراءة والتفكير الجيد .

·     مهارات السرعة والإستيعاب في العمل .

·     كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق

المهارات المهنية لمديري المكاتب من أجل التميز في الأداء :

·     نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب .

·     كيفية توفير المعلومات اللازمة لإتخاذ  القرارات ومتابعتها .

·     مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل .

·     أساسيات الحاسبات الآليه وإستخداماتها في العمل المكتبي .