دورة مهارات التوثيق والأرشيف الإلكتروني وميكنة وحفظ الوثائق المتكاملة

المقدمة:

في عالم مليء بالمعارف والمعلومات، تواجهنا تحديات عديدة تتعلق بتنظيم وتصنيف وتوثيق المعلومات في أشكالها المختلفة، فضلاً عن تسهيل الوصول إليها في الوقت المناسب. مع تقدم التقنيات الحديثة بسرعة مذهلة لمساعدة الأفراد والمؤسسات في إدارة المعلومات، لم تعد المعلومات مجرد رفاهية تتفاخر بها المجتمعات أو المنظمات، بل أصبحت ركيزة أساسية لتطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة.

لقد penetrated تكنولوجيا المعلومات والاتصالات جميع المجالات العلمية والاجتماعية والإنسانية، مما يجعل عصرنا الحالي والمستقبلي عصر المعلومات الإلكترونية في خدمة المجتمع. يعتمد هذا المجتمع بشكل أساسي على تعزيز قيمة الفكر والعقل البشري من خلال استخدام الحواسيب، وشبكات الاتصال الحديثة، والذكاء الاصطناعي، ونظم الخبرة.

تتجلى أهمية المعلومات في قدرتها على دعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية، سواء على مستوى الأفراد أو المؤسسات. فمع توافر البيانات الضخمة، يمكن تحليل الاتجاهات والأنماط لتحسين الأداء وزيادة الكفاءة. كما تساهم تكنولوجيا المعلومات في تسريع الابتكار وتعزيز الإنتاجية من خلال توفير أدوات وتقنيات تسهل العمل الجماعي وتبادل المعرفة.

أهداف الدورة:

·     اكتساب المهارات الحديثة في ادارة الوثائق والمحفوظات والارشفة.

·     إعداد المراسلات العامة والخاصة.

·     القيام بعمليات التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات.

·     اعداد تقارير العمل والتقنيات الكتابية.

·     الارشفة الرقمية للملفات.

·     فهم الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الرقمية.

·     فهم المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق والملفات والمخطوطات

الفئات المستهدفة:

·     موظفو المعلوماتية المعنيين بحفظ الوثائق الرقمية.

·     موظفو السكرتارية والديوان.

·     جميع الموظفين في مجال حفظ وضبط الوثائق والسجلات.

·     المعنيين بأعمال السكرتارية وادارة المكاتب وحفظ الوثائق والبيانات.

·     كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

المحاور العلمية للدورة:

استخدام قواعد البيانات في تصميم نظام الأرشفة الالكتروني:

·     الفرق بين استخدام التطبيقات الجاهزة وتطويع التطبيقات المتاحة في نظام الأرشفة الالكترونية

·     تعريف قواعد البيانات

·     مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات (تحويل قاعدة بيانات ورقية إلى كمبيوتر)

·     تركيب قاعدة البيانات (الحقل، السجل، الجدول)

·     التعامل مع برامج قواعد البيانات والتعرف على خصائص الحقول المستخدمة

إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برنامج قواعد البيانات:

·     إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برامج قواعد البيانات وربط صورة الوثيقة بقاعدة البيانات

·     استخدام البرمجيات في التغلب على مشكلة تضخم حجم الوثيقة الالكترونية في أوعية الحفظ

استخدام تطبيقات الانترنت في عملية تبادل الوثائق والملفات:

·     التعرف على أنواع الشبكات الداخلية في المؤسسات الكبرى لتبادل الوثائق والملفات

·     متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني

·     شكل وتكوين رسالة البريد الالكتروني

·     مميزات وعيوب البريد الالكتروني

·     رسائل البريد الالكترونية الرسمية

·     العوامل التي تحدد استخدام البريد الالكتروني

·     إدارة رسائل البريد الالكتروني

·     تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف

·     نظام حفظ وترتيب الرسائل Filing system

·     استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية

·     ارشفة رسائل البريد الالكتروني

مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني وأمن نظم المعلومات:

·     إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني

·     حماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني

·     استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية إلى صورة الالكترونية لا يمكن التلاعب به