دورة مدير مكتب معتمد

المقدمة:

يُعتبر مدير المكتب من أهم الوظائف في أي مؤسسة، حيث يلعب دورًا محوريًا في تنسيق العمل ويعمل كحلقة وصل بين أعضاء مجلس الإدارة، مما يجعله مسؤولًا عن العديد من المهام الحيوية.

يهدف برنامج مدير مكتب معتمد إلى تقديم أفضل الممارسات في إدارة المكاتب من خلال تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات الأساسية الضرورية بشكل احترافي. تم تصميم هذه الدورة للتركيز على تطوير المهارات الأساسية للعاملين في المكاتب اليوم، مع تعزيز قيم تنظيم الوقت، وإدارة الضغوط، والتحليل الذاتي، وتنمية المهارات المهنية.

بالإضافة إلى ذلك، تتناول الدورة موضوعات مثل التواصل الفعّال، وإدارة المشاريع، واستخدام التكنولوجيا الحديثة لتحسين الكفاءة. كما تشمل مهارات تقديم الدعم الإداري، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير، مما يساعد المشاركين على أداء واجباتهم بكفاءة عالية.

ستوفر الدورة أيضًا ورش عمل تفاعلية ودراسات حالة تتيح للمشاركين تطبيق ما تعلموه في سيناريوهات واقعية، مما يعزز من فهمهم ويزيد من ثقتهم في مهامهم اليومية.

أهداف الدورة:

·     بناء مهارات اجتماع قوية احترافية

·     التعرف على كيفية ممارسة التحفيز الذاتي

·     تطوير مهارات التحكم وإدارة الوقت

·     اكتساب  اﻟﻤﺘدرب مهارة اﻟﺘﻤﯿز ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ اﻟﺤدﯿﺜﺔ وٕادارة اﻟﻤﻛﺎﺘب اﻟﻤﻌﺎﺼرة

·     التمكن  ﻤن اﻻطﻼع ﻋﻠﻰ اﻷﺴﺎﻟﯿب اﻟﺤدﯿﺜﺔ ﻓﻲ السكرتارية وتنمية مهارات اﻟﺴﻛرﺘﯿر اﻟﺨﺎص

·     التمكن ﻣن اﺳﺗﺧدام اﻟﺣﺎﺳوب ﻟﻛﺎﻓﺔ التطبيقات اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ واﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻊ اﻟﺑراﻣﺞ اﻟﺣدﯾﺛﺔ

·     اكتساب ﻤﻬﺎرات الاتصال واﻟﺘﻌﺎﻤل مع الآخرين، وضغوط اﻟﻌﻤل ﻓﻲ مكاتب اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ، وﻓق ﻗواﻋد اﻟﺴﻠوك الإنساني اﻟراﻗﻲ

·     اكتساب اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻠوﻛﯿﺔ اﻟﻤﺘﺼﻠﺔ بوظيفة مدير اﻟﻤﻛﺘب، وﻓن اﻟﺘﻌﺎﻤل مع اﻟﻘﯿﺎدات واﻟﻤرؤوﺴﯿن

الفئات المستهدفة:

دورة مدير مكتب موجهة لكل من:

·     مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية والمساعد الشخصي والمساعد الإداري 

·     مساعدي المسئولين التنفيذيين، مساعدي رؤساء الأقسام 

·     المنسق الاداري والعاملين في الشؤون الادارية 

·     جميع الراغبين في تطوير مهاراتهم الادارية والحصول على شهادة مدير مكتب معتمد

المحاور العلمية للدورة:

المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب

·     مدير المكتب المعاصر

·     السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب "مفاهيم واسس"

·     اعمال السكرتارية التنفيذية

·     مهام وواجبات ووظائف مدراء المكاتب

·     العمل المكتبي واهميته

·     تنظيم وادارة المعلومات

·     قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية 

مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر

·     وظيفية مدير المكتب

·     مهام إدارة المكاتب

·     مهارات مدير المكتب

·     صفات مدير المكتب

·     واجبات مدير المكتب

·     أبعاد وظيفية مدير المكتب

·     مفهوم إدارة المكاتب العليا

·     إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب

·     المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها 

المهارات والمعارف الداعمة لمدير المكتب المحترف 

·     المهارات الادارية الذاتية والسلوكية

·     مهارات الاتصال والابتكار

·     مهارات اعداد وكتابة التقارير و الخطابات و المذكرات الإدارية

·     فنون الاتيكيت و مهارات التعامل مع الجمهور

·     المهارات المهنية لمدراء المكاتب و المساعدين الشخصيين

·     نظام المعلومات الإداري و دور مدير المكتب

·     كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها

·     تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية

·     المنهج الابتكاري و التفكير الإبداعي لمدراء المكاتب و السكرتارية التنفيذية

·     الانترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية

المهارات و المهام الالكترونية اللازمة للسكرتير العالمى

·     تنظيم المحفوظات الصادرة و الواردة إلكترونيا

·     تنظيم وترتيب الملفات إلكترونيا

·     إعداد المراسلات و المذكرات وعرق الأوراق الإلكترونية

·     فن الحديث و الإنصات ( مهارات التقديم و العرض الإلكتروني )

·     تخطيط الوقت و تنظيم الاجتماعات إلكترونيا ( الاستثمار عن بعد )

·     السكرتارية التنفيذية الإدارة المكتبية الحديثة في ظل الإدارة الإلكترونية

·     استخدامات التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب

·     استراتيجيات الأرشفة و الحفظ وتأمين الوثائق و الاسترجاع الإلكتروني

·     التقنيات الحديثة في مكينة المحفوظات والوثائق

·     إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق و الملفات المستندية بالحاسب الالي

·     إدارة مكاتب الغد "التميز والتطوير" 

فن إدارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة

·     إعداد وتنظيم المقابلات و اللقاءات

·     إعداد و تنظيم الاجتماعات و اللجان

·     إعداد وكتابة المحاضر و الجلسات و التقارير الفعالة

·     كيفية مواجهة ضغوط العمل و السيطرة على القلق و التوتر

·     مهارات الاتصال و التواصل