دورة دورة متقدمة في إدارة المكاتب وإدارة السجلات

المقدمة:

تقدم الدورة المتقدمة في إدارة المكاتب وإدارة السجلات تدريبًا تفاعليًا مصممًا لمنح المشاركين فرصة لمراجعة وتطوير المهارات الشخصية والمهنية اللازمة لأداء وظائفهم بكفاءة، والمساهمة في النجاح على المستويين الشخصي والتنظيمي.

تغطي هذه الدورة الاستراتيجيات والأدوات والتقنيات المستخدمة في تصنيف وإدارة وتخزين وحفظ (أرشفة) المستندات والسجلات، مما يدعم العمليات التجارية ويعزز المكونات الأساسية لمؤسسات ISO 15489، وذلك لضمان الامتثال لأفضل الممارسات.

علاوة على ذلك، ستركز الدورة على أهمية استخدام التكنولوجيا الحديثة في إدارة السجلات، بما في ذلك أنظمة الأرشفة الرقمية والبرمجيات المتخصصة التي تعزز من كفاءة العمل. سيتعلم المشاركون كيفية تحسين جودة البيانات وضمان سلامتها، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة.

أهداف الدورة:

·     معرفة أدوارهم كمديري مكاتب وإداريين والمساهمة الرئيسية التي يقدمونها للنجاح التنظيمي.

·     مراجعة وتطوير مهارات التنظيم والتواصل والتعامل مع الآخرين.

·     وضع خطة للعمل بطرق أكثر فعالية وكفاءة.

·     إدراك المفاهيم الأساسية والنطاق العام لإدارة السجلات والمستندات.

·     تطوير حالات العمل والمتطلبات التجارية لأنظمة إدارة السجلات.

·     تحديد الدوافع التجارية لتحسين إدارة المستندات والسجلات في المؤسسات.

·     تحديد كيفية تنفيذ إدارة المستندات والسجلات في المؤسسات.

·     تقييم الآثار المترتبة على استخدام التقنيات، بما في ذلك تطبيق منهجيات إدارة محتوى المؤسسة (ECM) على إدارة الوثائق والسجلات في المنظمة.

·     إدراك المفاهيم الأساسية والنطاق العام لمعيار ISO 15489 وكيفية تطبيق ISO 15489 في المؤسسات

الفئات المستهدفة:

تعد الدورة المتقدمة في إدارة المكاتب والسجلات مثالية لكل من:

·     الأشخاص الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم في إدارة المكاتب وتعزيز مهاراتهم ومعرفتهم الإدارية.

·     من يرغب في فهم أفضل ممارسات إدارة المستندات والسجلات وكيف يمكن تنفيذها بنجاح.

المحاور العلمية للدورة:

مقدمة / الأدوار والكفاءات والفعالية الشخصية

·     المقدمة والأهداف.

·     تخطيط العمل.

·     نموذج "الكفاءة" للمهارات والسلوكيات والقيم.

·     الذكاء العاطفي والزمني.

·     مراجعة الكفاءة الشخصية.

·     قيود إدارة الوقت.

·     التعامل مع الطلبات والأولويات المتضاربة.

العمل الجماعي والتواصل والاجتماعات: عمل الفريق وأدواره

·     الاستلام والتسليم والتمرير.

·     تنظيم الاجتماعات والمشاركة فيها.

إدارة علاقات العمل / مهارات التواصل / الإشراف على الموظفين الإداريين

·     التفويض.

·     تدريب الزملاء والموظفين - مهارات التدريب أثناء العمل.

·     مهارات التواصل والاستماع - دروس من البرمجة اللغوية العصبية.

·     بناء الاتصالات.

·     تطوير شبكة علاقات العمل - مهارات التأثير.

·     الحزم والنزاعات.

·     مشاكل الموظفين والأشخاص أصحاب المشاكل.

·     مساعدة الآخرين على تحسين الأداء.

·     الدافع العملي.

·     مهارات النقد.

إدارة الوقت / إدارة المكتب وتكنولوجيا المكتب / مهارات الكتابة

·     التخطيط وتحديد الأولويات.

·     تخطيط المكتب وبيئة العمل.

·     إدارة حمل الورق وتطوير الأنظمة اللاورقية.

·     الحصول على أفضل التقنيات المكتبية.

·     كتابة الرسائل.

·     آداب التواصل عبر البريد الإلكتروني.

·     كتابة التقارير وتحريرها.

إدارة المعلومات والميزانيات / تحسين خدمة العملاء والأنظمة

·     مبادئ إدارة المعلومات.

·     تفسير المعلومات الإحصائية وتقديمها.

·     تصميم الرسوم البيانية واستخدامها.

·     تصميم الاستطلاعات وعرض النتائج وتفسير المعنى.

·     المفاهيم الأساسية للإدارة المالية.

·     مراقبة الميزانيات والتباين.

الاستراتيجية وفهم العناصر الأساسية لإدارة المستندات والسجلات

·     مقدمة في إدارة المستندات والسجلات.

·     نظرة عامة على الجزء الأول والجزء الثاني من ISO 15489.

·     حالة العمل والدوافع.

·     متطلبات العمل لإدارة المستندات والسجلات.

·     إدارة المعلومات كأصل.

·     فهم المصطلحات.

مفاهيم ومكونات الإعداد

·     دورة حياة المستندات والسجلات.

·     إدارة الاستلام والتخزين.

·     التخزين والمناولة.

·     الحفظ والأرشفة.

·     البيانات الوصفية والفهرسة.

·     مخططات التصنيف.

·     البحث والاسترجاع.

·     الضوابط والأمان.

 المعالجة والتسليم

·     جمع المعلومات: التدقيق والمسح.

·     بناء دراسة الجدوى.

·     تحديد متطلبات العمل.

·     الجزء الأول من ISO 15489 

·     كيفية وضع سياسات ومعايير ISO 15489

·     تحديد المسؤوليات والصلاحيات.

·     وضع الإجراءات والمبادئ التوجيهية.

·     مخطط تصنيف الأعمال.

·     تفاصيل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

تخطيط التنفيذ

·     تخطيط التنفيذ.

·     الجزء الثاني ISO 15489 

·     تصميم وتنفيذ وإدارة النظم المتخصصة في إدارة السجلات.

·     دمج إدارة السجلات في أنظمة وعمليات الأعمال.

·     تدقيق المعلومات: مراقبة الامتثال.

·     تخطيط المشروع.

دراسات الحالة

·     الاستراتيجية: تطوير دراسة الجدوى.

·     المفاهيم: برنامج التدريب والتوعية.

·     العملية: تطوير السياسات والمعايير.

·     المراجعة.