دورة تنظيم الملفات والارشفة للوثائق والحفاظ على سرية المعلومات

المقدمة:

أحدثت المعلوماتية ونظم الاتصالات الإلكترونية في عصرنا الحالي ثورة حقيقية ونقلة جذرية في الأساليب التقليدية لمعالجة المعلومات والوثائق والملفات، وكذلك في حفظها وتداولها. تعتمد هذه الثورة على المفاهيم الجديدة والتقنيات المتقدمة في الأرشفة وحفظ المستندات، مما يتطلب من المؤسسات والوزارات والشركات، سواء كانت حكومية أو خاصة، التحول إلى استخدام الحواسيب والبرمجيات المتخصصة في حفظ الوثائق والمراسلات.

يهدف هذا البرنامج إلى توضيح هذه التحولات وتقديم التهيئة اللازمة للمشاركين. حيث يسعى البرنامج لتزويدهم بمفاهيم وقضايا أساسية في مجال برامج الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة، مع التركيز على أهميتها وتقنياتها المتعلقة بالتصنيف والحفظ والمداولة والسرية.

كما سيقوم البرنامج بتأهيل المشاركين بمهارات متقدمة في استخدام الحواسيب والتقنيات الإلكترونية لاستحداث نظم الفهرسة والأرشفة، بالإضافة إلى مهارات حماية الوثائق وإتلافها بشكل آمن. تُعتبر حلول "الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونيًا" من أبرز التقنيات التي تساعد المؤسسات على مواجهة هذه المتطلبات، مما يقلل من الحاجة لتخزين الورق ويحد من مخاطر تلفه، بالإضافة إلى تقليل التكاليف.

تستخدم نظم إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في تتبع وتخزين الوثائق الإلكترونية أو صور الوثائق الورقية، مع الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. ويُعتبر نظام إدارة الوثائق جزءًا من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي، المتعلقة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة، بالإضافة إلى نظم سير العمل ونظام إدارة السجلات.

علاوة على ذلك، فإن تطبيق نظم الأرشفة الإلكترونية يسهم في تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تقليل الوقت المستغرق في البحث عن الوثائق واسترجاعها. كما تعزز هذه النظم من مستوى الأمان من خلال توفير آليات للتحكم في الوصول إلى المعلومات الحساسة، مما يساعد في حماية البيانات من المخاطر المحتملة.

أهداف الدورة:

·     تعريف المشاركين بمفهوم وأهمية أمن وسلامة وسرية المستندات وتحديد طرق الوقاية والحماية بالحاسوب.

·     تزويد المشاركين بالمفاهيم والأصول العلمية الحديثة في مجال الأمن والسلامة في المكتب من أجل تطوير مهاراتهم في المحافظة على الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية المختلفة والتركيز على الأجهزة والبرامج الحاسوبية.

·     تنمية مفهوم الأمن والسلامة وسرية المعلومات فيما يختص بالوثائق والمستندات.

·     التعريف بأهمية الوثائق والمستندات.

·     تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.

·     تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.

·     تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.

·     تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.

·     التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها.

·     التعرف على طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .

·     انشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة .

الفئات المستهدفة:

·     القائمون والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية و الإدارية والعاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة ومديرو المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق والعاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي والنشر والتبادل العلمي والثقافي ومنسقو المعلومات بين الجهات المعنية.

·     العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.

·     رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين

·     العاملون فى نظم ادارة الجودة ومراقبى الوثائق

المحاور العلمية للدورة:

الأرشفة الإلكترونية

·     الإدارة الإلكترونية

·     عناصر الإدارة الإليكترونية- 

·     اهم فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه 

·     اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه

·     نظم الأرشفة الإلكترونية

·     مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق

·     المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق

·     المكونات الأساسية لإدارة الوثائق

الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات

·     طرق التصنيف والفهرسة

·     متطلبات الأرشفة الالكترونية

·     خصائص الارشفه الالكترونية

·     طرق صيانة الملفات

·     البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة

·     الحماية من الاخطار الالكترونية

·     أهم برامج الأرشفة الالكترونية

نظم إدارة الوثائق

·     التعامل مع البرمجيات الجاهزة .

·     معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا .

·     التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .

·     عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها

·     طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.

·     استخدامات EXCEL  لتسهيل الحفظ و الاسترجاع.

·     استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية.

·     استخدامات Access  في بناء قواعد البيانات.

·     أستخدامات  Acrobatفي الأرشفة و الحفظ.

·     تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال .

بناء  نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة

·     إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة

·     تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية

·     النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق

·     إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.

·     أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي

المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات

·     التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث 

·     تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها

·     مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ

·     شروط أحكام الوثائق والملفات

·     أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات 

·     أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة

·     التنظيم الفني للمحفوظات

·     مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات 

·     نموذج فهرس دليل المحفوظات 

·     نموذج فهرس محتويات ملف

·     نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ

·     نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ 

·     نموذج بطاقة إحالة محفوظة

·     استرجاع الوثائق والملفات

·     مفهوم استرجاع الوثائق والملفات 

·     إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق

الإعداد لبناء الأرشيف

·     التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة

·     المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف 

·     المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف

·     الإعداد لبناء الأرشيف 

·     تحديد محتويات الأرشيف

·      (تشخيص واقع الوثائق)

·     جداول مدد استيفاء الوثائق

·     مراحل التنظيم الفني للوثائق 

·     المرحلة الأولى : التصنيف

·     المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)

·     المرحلة الثالثة : الترتيب

·     المرحلة الرابعة : الفهرسة

·     ورشة عمل : تطبيق القواعد العلمية الصحيحة في حفظ و تنظيم الأرشيف. و تطبيق الاتجاهات الحديثة في الإدارة الإلكترونية لتنظيم الوثائق بناء علي أسس وقواعد سليمة.