دورة المنظومة المتكاملة لمدراء المكاتب (المهارات الادارية والسلوكية)

أهداف الدورة:

·     تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الاتصال، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .

·     التعرف على المهارات المطلوبة لتعزيز أسلوب إدارة وقيادة الأعمال ومواجهة العوائق الإدارية وتخطيها. يهدف إلى تزويد المشاركين بالأساليب الابتكارية و التفكير الإبداعي الذي يهدف إلى الارتقاء بأساليب العمل المتبعة داخل المؤسسة و التي من شانها أن تساهم في تكوين و صقل للأفكار الجديدة مما يساعد على خلق بيئة عمل أفضل.

الفئات المستهدفة:

تم تصميم هذه الدورة للأفراد الذين يديرون أي جانب من جوانب مراقبة المستندات وإدارة السجلات ومدراء المعلومات والمستشارين الداخليين ومدراء أمن المعلومات ومدراء الحماية وضباط الامتثال والمدققين الداخليين واختصاصيي تكنولوجيا المعلومات.

المحاور العلمية للدورة:

·     الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه لدى مدراء المكاتب، الإدراك الواقعي لمدراء المكاتب اتجاه الآخرين .

·     إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .

·     إدراك أهمية الاتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .

·     تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الاتصالات غير اللفظية .

·     تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لمدير المكتب.

·     التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .

·     استخدام أساليب فعالة للتعامل مع الآخرين.

·     التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .

·     تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الاجتماعات .

·     استخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

·     التعرف على طبيعة الوظيفة الإشرافية ومكونات العملية الإدارية .

·     تحديد أوجه التشابه والاختلاف بين المدير والقائد .

·     التعرف على الأنماط المختلفة للقيادة وتحديد نمطه القيادي .

·     تحليل مشكلات العمل ووضع خطة متكاملة لحلها ومتابعة تنفيذها .

·     تطبيق المنهـج العلمي لاتخاذ القرارات في مجال العمـل.

الأساليب الفعالة للمشاركة في اتخاذ القرارات

·     تنمية مهارات مدراء المكاتب من خلال استخدام أســـاليب فعالة لإدارة الوقت والاجتماعات .

·     تنمية مهارات مدير المكتب لبناء فريق عمل فعال ومواجهة الصراعات في مختلف الأعمال.

·     ممارسة دور مدير المكتب في تطوير وإدارة التغيير في موقع العمل .

·     أهمية الإبداع في نسق العمل

·     أدوات وأساليب التفكير الابتكاري

·     التفكير كمهارة التفكير الابتكاري

·     تهيئة البيئة الملائمة للتفكير والتحفيز الإبداعي الوظيفي

·     الإستراتيجية والمنافسة

·     سمات الإبداع الوظيفي

·     تحديد القوى المحركة للأوضاع الإستراتيجية

·     التفكير والتصرف للوصول للإبداع الوظيفي

·     الإبداع الوظيفي والعقل الاستراتيجي

·     مفهوم التفكير الإبداعي وأهميته للإدارة الحديثة.

·     ملائمة التفكير الإبداعي للمؤسسة ، و المجتمع و البيئة المعيشية.

·     لماذا الإبداع و الابتكار؟

·     كيف نتغلب على التفكير التقليدي و المعوقات البيروقراطية في العمل.

·     تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة و الثقة بالنفس .

·     اثر الإبداع و الابتكار في تطوير المؤسسات .

المفاهيم الأساسية في إدارة المكاتب

·     أهمية وأبعاد وظيفة سكرتير مدير المكتب.

·     الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفهوم الشامل)

·     وظائف واختصاصات سكرتير مدير المكتب.

·     دور سكرتير مدير المكتب في تنسيق وتنظيم علاقات العمل مع الإدارات الأخرى بالمنظمة.

المهارات الفنية لمديري المكاتب

·     نظم المعلومات المكتبية ودور سكرتير مدير المكتب في تحديثها.

·     مهارات إعداد وصياغة المراسلات والتقارير.

·     معالجة البريد الصادر والوارد.

·     جدولة وتنظيم المواعيد والمقابلات.

·     فن استخدام الهاتف.

·     مهارات حفظ وتوثيق وأرشفة وفهرسة وأمن المعلومات.

·     تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر.

المهارات السلوكية لسكرتارية مديري المكاتب

·     مهارات الاتصال ( فن الاتصال والحديث )

·     مهارات التعامل مع الآخرين ( الإتيكيت والبروتوكول)

·     مهارات التعامل في مواجهة المشكلات.

·     أنماط المديرين وكيفية التعامل معهم.

المهارات الإدارية لسكرتارية مديري المكاتب

·     مهارات إدارة الوقت بفاعلية.

·     مهارات إدارة فرق العمل ( العاملون في مكاتب الإدارة العليا (.

التوثيق والأرشفة الإلكترونية

·     مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية

·     الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية

·     أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة

·     كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات

·     مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي

·     المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني

·     تجربة بلدية دبي في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية

الاتصـــالات الإداريــــة

·     مفهوم الاتصال ووظيفته

·     عناصر عملية الاتصال

·     معوقات الاتصال

·     شبكات الاتصال

·     تفصيل العوامل التنظيمية التي تؤثر في عملية الاتصال

·     تأثير التكنولوجيا الحديثة على عملية الاتصال .

إدارة الوقـــــت

·     مفهوم إدارة الوقت

·     أمور تساعدك على تنظيم وقتك

·     معوقات تنظيم الوقت

·     خطوات تنظيم الوقت

·     كيف تستغل وقتك بفعالية

·     مدير المكتب الفعال وهندرة المكاتب

·     كيف تتعامل بحزم مع الأوراق

·     مدير المكتب ومهارات تفعيل الوقت

التقاريـــــــر

·     الاتصال الكتابي الفعال بالتقارير

·     أهمية التقارير

·     تعريف التقارير

·     أغراض ووظائف التقارير

·     أنواع التقارير

·     كيفية إعداد التقارير ومصادرها

·     خصائص التقرير الفعال