دورة المنظومة الإلكترونية للسكرتارية

المقدمة:

سيقوم هذا البرنامج التدريبي بمناقشة إدارة نظم المعلومات المكتبية وكيفية توظيف تكنولوجيا المعلومات في العمل الإداري. سيتضمن البرنامج تطبيقات عملية على بروتوكولات الاتصالات الإلكترونية، والكتابة الاحترافية، وإعداد الجداول الإلكترونية والرسوم البيانية، بهدف تعزيز قدرات المشاركين في استخدام الحاسب الآلي وتنظيم الوثائق والملفات.

كما سيتناول البرنامج تصميم الفهارس وأنظمة الحفظ، وبناء قواعد البيانات المكتبية، بالإضافة إلى موضوع أمن وسرية المعلومات. يهدف هذا البرنامج إلى تطوير كفاءات المتدربين الإدارية والفنية للعاملين في مجال السكرتارية التنفيذية وفنون الإدارة المكتبية الحديثة، مع التركيز على مهارات الاتصال والتواصل، وإدارة الوقت، والتعامل مع ضغوط العمل، وتحسين الخدمات الإدارية المقدمة من قبل الإدارة المكتبية.

سيسلط البرنامج الضوء على عدة محاور هامة، بما في ذلك المنظور الشامل للخدمات الإدارية، وتخطيط وتنظيم المهام، ومصفوفة المهام، وأهمية التعريف بالاتصالات الإدارية ومهارات التواصل مع الآخرين. كما سيغطي كيفية تنظيم وحضور الاجتماعات، وترتيب الأولويات، ووضع خطط العمل، والعمل تحت الضغط، والذكاء العاطفي في بيئة العمل.

بالإضافة إلى ذلك، سيتضمن البرنامج دراسات حالة عملية تسمح للمشاركين بتحليل سيناريوهات واقعية، مما يساعدهم على تطبيق المفاهيم التي تعلموها بشكل فعّال. سيتم أيضًا تقديم استراتيجيات لتعزيز التفكير النقدي وحل المشكلات، مما يساهم في تحسين الأداء العام.

سيتم تناول تخطيط وتنظيم الأنشطة اليومية، وفن كتابة المكاتبات الرسمية وصياغتها (مثل الخطابات، والمذكرات، والتقارير)، بالإضافة إلى الفهرسة والحفظ. كما سيتطرق البرنامج إلى المهارات السلوكية المرتبطة بالوظيفة والجوانب السلوكية في الأداء، وفن الاتيكيت والمراسم الحديثة.

أهداف الدورة:

·     اكتساب المهارات المتقدمة التي تمكنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية.

·     فهم أعمال السكرتارية الإلكترونية، والتواصل الفعّال.

·     إدارة الوقت وحفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الاقتضاء.

·     فهم قواعد السلوك الإنساني الراقي في التعامل مع القيادات والمرؤوسين والمتعاملين.

الفئات المستهدفة:

·     موظفو السكرتارية التنفيذية.

·     الإداريون.

·     المساعدون الإداريون.

·     المساعدون التنفيذيون.

·     مدراء المكاتب والذين يطمحون لشغل هذا المنصب مستقبلاً.

·     كبار الإداريون والمشرفون على موظفي المستوى الأول.

·     كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

المحاور العلمية للدورة:

المفاهيم المعاصرة لإدارة المكاتب:

·     إدارة المكاتب

·     الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل

·     المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب والمحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة

·     أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري

·     أنواع إدارة المكاتب

·     المكتب الحديث

·     وظائف المكتب العالمي

·     أهداف المكتب العالمي

·     أهمية إدارة المكاتب الحديثة

·     تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة

مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر:

·     وظيفية مدير المكتب

·     مهام إدارة المكاتب

·     مهارات مدير المكتب

·     صفات مدير المكتب

·     واجبات مدير المكتب

·     أبعاد وظيفية مدير المكتب

·     مفهوم إدارة المكاتب العليا

·     اختصاصات وواجبات ومسؤوليات مدراء المكاتب

·     المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها

·     فن التعامل مع القيادات والمرؤوسين

·     المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب

·     التخطيط للاجتماعات

·     جدولة الأعمال

·     وضع نظم الفهرسة والحفظ

·     نظم المعلومات وصناعة القرارات

·     مهارات إعداد التقارير العليا ومؤشرات الأداء "KPIs"

·     إدارة العلاقات بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية

برتوكول العمل بإدارة المكاتب:

·     مفهوم البرتوكول

·     عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب

·     مهارات السكرتير في إدارة برتوكولات التعامل

·     إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب

·     ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين

·     مفهوم الانطباع الأول

·     العوامل المؤثر في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب

·     مفهوم الكاريزما

·     المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال

·     مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار

·     أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الانطباع المثالي

·     مهارات الاتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال

·     مهارات التعامل مع الجمهور واستقبال الشكاوى

اهمية مهارات الاتصال في إدارة المكاتب:

·     مفهوم الاتصال وأنواعه

·     نموذج "ديفيز" للإتصال

·     نموذج "نافذة جو - هاري THE JOHARI WINDOW MODEL"

·     المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال

·     مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال

·     أنماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس "هيرمان HBDI"

·     تقنية مواقع الإدراك "Perceptual Positions"

·     مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة

·     أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال

·     مهارات الاقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب

·     تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب

التميز في إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب:

·     مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات

·     الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات

·     مهارات استقبال وتصدير المكاتبات

·     طرق الفهرسة والحفظ للوثائق والملفات

·     فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير)

·     فن كتاب التقارير

·     فن تنظيم الاجتماعات

·     فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات

·     مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال

·     أهمية التمكن من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال

·     مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات

·     مهارات التفكير الابتكاري والإبداعي

·     تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب

·     مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل

·     مفهوم إدارة الصراعات

·     مهارات ادارة الضغوط