دورة المفاهيم الحديثة لإدارة وتيسير العمل بإتقان للسكرتارية التنفيذية

المقدمة:

تُعد السكرتارية التنفيذية عنصرًا أساسيًا في نجاح أي منظمة، حيث تؤدي دورًا حيويًا في تنسيق الأنشطة اليومية وضمان سير العمل بشكل سلس. فهي ليست مجرد وظيفة إدارية، بل تتطلب مهارات متعددة تشمل التخطيط، والتنظيم، والتواصل الفعّال مع جميع الأطراف المعنية.

في ظل التغيرات السريعة والتطورات التكنولوجية المستمرة، أصبح من الضروري اعتماد المفاهيم الحديثة في إدارة وتيسير العمل. يتطلب ذلك من السكرتاريين التنفيذيين استخدام أدوات وتقنيات حديثة، مثل برامج إدارة المشاريع، والتطبيقات الرقمية، ونظم التواصل الداخلي، لتحسين الكفاءة وتعزيز الإنتاجية.

أهداف الدورة:

·     تزويد المشاركين بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب.

·     التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارية المكتبية مع التركيز على واجبات ومسؤوليات لمدير المكتب والسكرتارية التنفيذية

·     صقل المهارات القدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية.

الفئات المستهدفة:

مدراء المكاتب وأعضاء السكرتارية الخاصة والسكرتارية التنفيذية.

المحاور العلمية للدورة:

 المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية

·     العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية

·     الوظائف الرئيسية لمديري المكتب ومشكلات العمل المكتبي

·     دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي

المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها

·     تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لمدير المكتب )

·     الكتابة الإدارية الناجحة الصياغة الجيدة

·     إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات

·     إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان

·     إعداد وكتابة المحاضر والتقارير

·     إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير

المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء السكرتارية ومديري المكاتب

·     وسائل تحقيق الاتصال الفعال مع الآخرين

·     العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين

·     مهارات التعامل عبر الهاتف

·     مهارات التحدث والإنصات

·     مهارات القراءة والتفكير الجيد

·     مهارات السرعة والاستيعاب في العمل

·     كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق

المهارات المهنية لمديري المكاتب

·      نظم المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب

·     كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها

استخدامات الكمبيوتر وتطبيقاتها في العمل المكتبي

حالات دراسية تطبيقات عملية وتمارين.