دورة المساعد التنفيذي (المساعد الشخصي المتميز)

المقدمة:

تقدم هذه الدورة للمساعد التنفيذي أو المساعد الشخصي المهارات اللازمة لتحقيق التميز في العمل. كما توفر فهماً عميقاً لمبادئ وأفضل ممارسات كبار الإداريين الناجحين. ستتيح لك هذه الدورة فرصة تبادل الخبرات ومناقشة التحديات التي تواجهها.

تتبنى الدورة منهجاً مهنياً لتحسين علاقتك مع مديرك وبناء علاقات قوية مع جميع أصحاب المصلحة في بيئة العمل. بالإضافة إلى ذلك، ستساعدك على كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافي، مما يعكس صورة إيجابية للقسم والمؤسسة.

ستتناول الدورة أيضًا استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت وتنظيم المهام، مما يمكنك من زيادة إنتاجيتك. ستتعلم كيفية استخدام التكنولوجيا الحديثة، مثل تطبيقات الإدارة والتواصل، لتحسين كفاءة العمل وتسهيل التعاون مع الزملاء.

أهداف الدورة:

·     ممارسة تقنيات الإدارة المتقدمة للتمكن من إدارة المكاتب

·     قراءة وتحليل واردة المذكرات والطلبات والتقارير بغية تحديد أهميتها وخطة التوزيع فيها

·     التميز في إدارة وصيانة جداول المدراء التنفيذيين

·     الابداع في إعداد مسودات الخطابات والمراسلات الرسمية حسب توجيهات المدير التنفيذي

·     تطبيق تقنيات المراسلات المهنية في الرسائل الالكترونية

·     التميز في التعامل مع ضغوطات العمل وإعداد خطة عمل للتحكم بها

·     إعداد وتنظيم الاجتماعات وكتابة الأجندة وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة

·     إعداد جداول الأعمال واتخاذ الترتيبات اللازمة

·     تطبيق الذكاء العاطفي لتعزيز العلاقات الممتازة

·     استغلال مفاهيم واستراتيجيات الاتصالات الحديثة لتسهيل تدفق العمل

الفئات المستهدفة:

دورة المساعد التنفيذي-المساعد الشخصي المتميز مصممة لكل من:

السكرتير الشخصي والتنفيذي والمساعدون الشخصيون والمساعدون الإداريون الذين يطمحون أن يصبحوا مساعدي كبار الإداريين والمدراء.

المحاور العلمية للدورة:

وظيفة المساعد التنفيذي وأهم المهام والواجبات والمسئوليات

·     مقدمة عن وظيفة المساعد التنفيذي

·     مفهوم وظيفة المساعد التنفيذي وأهميتها وأنواعها

·     دور المساعد التنفيذي فى المنظمات الذكية

·     الاتصال الشخصي والكتابي الفعال

·     بناء علاقات ممتازة مع الزملاء

·     التعامل مع الشخصيات الصعبة

·     تعزيز الثقة بالنفس والحزم

·     طرح أفكارك والتأثير على الآخرين

·     الكتابة المهنية الفعالة:

·     آداب الأعمال والبروتوكولات والدبلوماسية

المهارات الإدارية للمساعد التنفيذي

·     التخطيط وإدارة الوقت

·     التنظيم (تقسيم المهام على الأخرين)

·     تفويض السلطات وتوزيع الأعمال

·     توجيه وقيادة الأخرين وتحفيزهم لأداء الاعمال

·     الرقابة والمتابعة للتأكد من تحقيق الأهداف

·     حل المشكلات واتخاذ القرارات

·     إدارة ومواجهة الضغوط

·     تخطيط وإدارة وتنفيذ الاجتماعات

·     إدارة المناسبات والأحداث

·     إدارة المشروعات

المهارات الإنسانية للمساعد التنفيذي

·     الاتصال الفعال والتعامل الإيجابي مع الأخرين

·     مهارات العرض والتقديم

·     العمل فى فريق عمل والعمل الجماعي

·     إجراء المقابلات الفعالة

·     التفاوض مع الأخرين

المهارات الفنية للمساعد  التنفيذي

·     الكتابة ومعالجة الكلمات

·     ارسال و استقبال المكالمات التليفونية

·     اعداد وارسال الرسائل والمراسلات

·     كتابة رسائل بريد الكتروني مؤثّرة

·     كتابة محاضر الاجتماعات

·     إعداد وتنفيذ العروض التقديمية باستخدام أدوات العرض المرئية والمسموعة

·     تصميم وتشغيل قواعد البيانات باستخدام الحاسب الآلي

·     حفظ المعلومات على الحاسب الآلي

حل المشكلات وتعدد المهام والتعامل مع التعقيدات

·     تمييز وتحديد أنواع المشكلات المختلفة

·     تحديد الأسلوب الأمثل لحل المشكلة بناء على طبيعتها

·     تحليل السبب الجذري للمشكلة

·     تقييم الحلول وتطبيق أساليب التفكير الإبداعي لحل

·     المشكلات

·     تحديد أهداف القرار المطلوب