دورة السكرتارية التنفيذية المتقدمة والإدارة المكتبية الحديثة

المقدمة:

تعد السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية من العناصر الأساسية لنجاح أي مؤسسة، حيث تلعبان دورًا حيويًا في تنظيم العمليات اليومية وضمان سير العمل بكفاءة. مع التطورات السريعة في بيئة العمل والتكنولوجيا، أصبحت الحاجة إلى مهارات متقدمة في مجالي السكرتارية والإدارة المكتبية أكثر أهمية من أي وقت مضى.

تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لمواكبة أحدث الاتجاهات والممارسات في هذا المجال. سنستعرض مجموعة من الموضوعات الحيوية، بدءًا من استراتيجيات إدارة الوقت والتخطيط الفعّال، وصولًا إلى استخدام أدوات التكنولوجيا الحديثة لتعزيز الكفاءة والإنتاجية.

سنتناول أيضًا كيفية إدارة الاجتماعات بفاعلية، بما في ذلك إعداد الأجندات وتدوين المحاضر، بالإضافة إلى تحسين مهارات التواصل الكتابي والشفهي. كما سنستعرض أساليب التعامل مع البيانات والمعلومات، بما في ذلك تنظيم الوثائق وتطبيق نظم الأرشفة الإلكترونية.

أهداف الدورة:

·     التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسيه لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز في الأداء .

·     صقل المهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية .

·     تزويد المشاركين بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على إستخدامها

الفئات المستهدفة:

مدراء المكاتب وأعضاء السكرتارية الخاصة للقيادات الإدارية العليا ومن في مستواهم.

المحاور العلمية للدورة:

المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية :

·     العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .

·     الوظائف الرئيسيه لمديري المكاتب ومشكلات  العمل المكتبي .

·     دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل لمكتبي .

 المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها  :

·      تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لمدير المكتب ) .

·     أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة لجيدة .

·     إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .

·     إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .

·      إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .

·     إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .

المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب :

·     وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين .

·     العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع  الآخرين .

·     مهارات التحدث والإنصات والإستماع .

·     مهارات القراءة والتفكير الجيد .

·     مهارات السرعة والإستيعاب في العمل .

·     كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق

المهارات المهنية لمديري المكاتب من أجل التميز في الأداء :

·     نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب .

·     كيفية توفير المعلومات اللازمة لإتخاذ  القرارات ومتابعتها .

·     مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل .

·     أساسيات الحاسبات الآليه وإستخداماتها في العمل المكتبي