دورة السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب الذكية

المقدمة:

يركز هذا البرنامج على مفهوم السكرتارية الإلكترونية، بما في ذلك تعريفها، أهميتها، ومكوناتها. تهدف هذه الدورة إلى إعداد المشاركين علميًا وعمليًا للعاملين في مجال إدارة المكاتب وأعمال السكرتارية الإلكترونية، وتنمية مهاراتهم وقدراتهم في فهم طبيعة عمل السكرتارية ومتطلبات وواجبات العاملين في هذا المجال. كما تسعى الدورة إلى تزويدهم بالمعارف الأساسية في إدارة الأعمال المكتبية، واستغلال التقنيات الحديثة لجعلهم مديري مكاتب ناجحين ومحترفين على الأقل.

ستتناول الدورة أيضًا أحدث الاتجاهات في السكرتارية الإلكترونية، مثل استخدام برامج إدارة المشاريع، وأنظمة الأرشفة الرقمية، وأدوات التواصل الحديثة. سيتعلم المشاركون كيفية تطبيق هذه التقنيات لتحسين كفاءة العمل وزيادة الإنتاجية.

أهداف الدورة:

·     المعرفة الكاملة للأعمال المكتبية الحديثة وتنمية المهارات الخاصة بالسكرتارية

·     التعرف على الإدارة الالكترونية ومفهومها.

·     السكرتارية الحديثة: الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية.

·     اكتساب مهارات السكرتير الناجح.

·     تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا المساعدة لذلك.

·     تطبيق أساسيات أمن وسرية المعلومات في الأعمال اليومية.

·     تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي.

·     التطبيقات العملية في الحفظ والأرشيف الكترونياً.

الفئات المستهدفة:

دورة السكرتارية الالكترونية وإدارة المكاتب الذكية مصممة لكل من:

·      المساعدين الإداريين ومدراء المكاتب والسكرتارية .

المحاور العلمية للدورة:

التقنيات الإلكترونية الحديثة في السكرتارية:

·     مفهوم السكرتارية الإلكترونية

·     أنشطة السكرتارية الإلكترونية في منظمات الأعمال   

·     المسئوليات والواجبات الإلكترونية للسكرتير

·     الصفات والمهارات الواجب توافرها في السكرتير

·     أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية

·     التعرف على الإدارة الالكترونية ومفهومها.

·     استخدامات الإدارة الالكترونية في الأعمال المكتبية.

·     التطبيقات العملية في الحفظ والأرشيف الكترونياً.

·     ما هي الأنظمة الإلكترونية اللازمة لإدارة المكتب إلكترونياً ؟  

·     ما هي مواصفات مدير المكتب الإلكتروني ؟

·     العلاقة بين إدارة المكتب إلكترونياً والإدارة الإلكترونية ؟

·     التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟

·     تدريبات عملية

التقنيات الحديثة في السكرتارية:  

·     إدارة البريد الصادر والوارد الكترونياً.

·     إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.

·     استخدامات السكرتارية الإلكترونية.

·     الحفظ والأرشيف.

·     الإنترنت، والإنترنت، والإكسترانت  

·     البريد الإلكتروني  

·     المصغرات الفيلمية

·     تدريبات عملية

نماذج وتطبيقات:

·      حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).

·     مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.

·     كيفية الرقابة على الأداء  المكتبي.

·     قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.

·     تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.

تنظيم المعلومات الشخصية إلكترونياً:  

·     إنشاء سجلات جديدة

·     تعديل بيانات سجلات محفوظة

·     الاتصال بأحد الأشخاص

·     نقل السجلات من جهاز إلى آخر

تنظيم الاجتماعات إلكترونياً:

·     خطوات التخطيط للاجتماع

·     الدعوة للاجتماع

·     تعديل تفاصيل الاجتماع

·     الاستجابة للدعوة

·     استخدام التقويم الإلكتروني في مكاتب السكرتارية

·     التجول داخل التقويم

·     طرق العرض 

·     إنشاء موعد

·     إنشاء موعد متكرر 

·     التخطيط للأحداث المختلفة

عالم الاعمال الالكترونية:  

·     تنظيم الاجتماعات باستخدام برنامج outlock 

·     إعداد الأجندة الألكترونية باستخدام برنامج outlook 

·     مشاركة الأجندة عبر البريد الالكتروني 

·     إنشاء قواعد بيانات جهات الاتصال باستخدام برنامج outlook 

·     الاجتماعات عن بعد

·     التواصل الالكتروني باستخدام برامج المحادثة      

·     اليوم السابع نماذج وتطبيقات في السكرتارية  :  

·     التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي .

المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها:  

·     تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لسكرتير التنفيذي المحترف ) .

·     أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة لجيدة .

·     إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .

·     إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .

·     إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .

·     إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .

 تقنيات الاتصال في مكاتب السكرتارية: 

·     مفهوم الاتصال  - أهمية  الاتصال  

·     عناصر الاتصال، وأنواعه

·     الاتصالات الإلكترونية في مكاتب السكرتارية

تقنيات الاتصال في مكاتب السكرتارية:  

·     مفهوم الاتصال  - أهمية  الاتصال  

·     عناصر الاتصال، وأنواعه

·     الاتصالات الإلكترونية في مكاتب السكرتارية

التعامل مع البريد:  

·     تبسيط إجراءات البريد الوارد، ومتابعة البريد الوارد بالحاسب الآلي

·     تبسيط إجراءات معالجة البريد الصادر، وخصائص الخطاب الصادر

·     انتقال المعاملات بين الإدارات إلكترونيا

·     التجهيزات الآلية المستخدمة بالبريد