دورة التقنيات الإلكترونية لأنظمة إدارة وأرشفة الوثائق والملفات

المقدمة:

تواجه المنظمات اليوم العديد من التحديات، مثل الزيادة المستمرة في أحجام البيانات، مما يجعل إدارة الوثائق والأرشفة عنصرًا حيويًا في ممارسات حوكمة المعلومات. تساعد إدارة الوثائق والأرشفة في تلبية متطلبات الامتثال للمعايير والتشريعات، وتقليل الحاجة إلى التخزين، والحد من المخاطر والتكاليف، بالإضافة إلى ضمان الوصول السلس إلى الوثائق المهمة.

تُعتبر حلول "الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونيًا" من أبرز التقنيات التي تعين المؤسسات على مواجهة هذه التحديات، حيث تساهم في تقليل استخدام الورق ومخاطر تلف المستندات، فضلاً عن تقليل التكاليف. تستخدم نظم إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية لمتابعة وتخزين الوثائق الإلكترونية أو تصوير الوثائق الورقية، مع الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها.

يُعتبر نظام إدارة الوثائق جزءًا من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي، التي تتعلق بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة، بالإضافة إلى نظم سير العمل ونظم إدارة السجلات.

أهداف الدورة:

·     الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي

·     اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها. 

·     اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الكترونيا 

·     اطلاع المشاركين على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات 

·     إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة الارشفية 

·     تمكين المشاركين من عملية التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات الكترونيا 

·     تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه 

المحاور العلمية للدورة:

الأرشفة الإلكترونية

·     الإدارة الإلكترونية 

·     عناصر الإدارة الإليكترونيةاهم 

·     فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه 

·     اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه 

·     نظم الأرشفة الإلكترونية 

·     مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق 

·     المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق 

·     المكونات الأساسية لإدارة الوثائق

الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات 

·     طرق التصنيف والفهرسة 

·     متطلبات الأرشفة الالكترونية 

·     خصائص الارشفه الالكترونية 

·     طرق صيانة الملفات 

·     البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة 

·     الحماية من الاخطار الالكترونية

·     أهم برامج الأرشفة الالكترونية

نظم إدارة الوثائق 

·     التعامل مع البرمجيات الجاهزة . 

·     معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا . 

·     التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة . 

·     عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها 

·     طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات. 

·     لتسهيل الحفظ و الاسترجاع. EXCEL استخدامات 

·     في المراسلات الإلكترونية. Outlook استخدامات 

·     في بناء قواعد البيانات. Access استخدامات 

·     في الأرشفة و الحفظ. Acrobat أستخدامات 

·     تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال

بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة 

·     إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة

·     تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية

·     النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق 

·     إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.

·     أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي

المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات 

·     التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث 

·     تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها 

·     مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ 

·     شروط أحكام الوثائق والملفات 

·     أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات 

·     أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة 

·     التنظيم الفني للمحفوظات 

·     مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات 

·     نموذج فهرس دليل المحفوظات 

·     نموذج فهرس محتويات ملف 

·     نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ 

·     نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ 

·     نموذج بطاقة إحالة محفوظة 

·     استرجاع الوثائق والملفات 

·     مفهوم استرجاع الوثائق والملفات 

·     إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق

الإعداد لبناء الأرشيف 

·     التصنيف الترميز 

·     الترتيب 

·     الفهرسة 

·     المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف 

·     المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف 

·     الإعداد لبناء الأرشيف 

·     تحديد محتويات الأرشيف

·     تشخيص واقع الوثائق

·     جداول مدد استيفاء الوثائق 

مراحل التنظيم الفني للوثائق 

·     المرحلة الأولى : التصنيف 

·     المرحلة الثانية : الترميز (التكوير) 

·     المرحلة الثالثة : الترتيب 

·     المرحلة الرابعة : الفهرسة

ورشة عمل 

تطبيق القواعد العلمية الصحيحة في حفظ و تنظيم الأرشيف. و تطبيق الاتجاهات الحديثة في الإدارة الإلكترونية لتنظيم الوثائق بناء علي أسس وقواعد سليمة

ورشة عمل 

تفعيل تطبيقات الحاسب الآلي اليومية لدي المتدرب و إكسابه أفكارا و قدرات متنوعة من تعظيم الاستفادة القصوى من البرامج المتاحة له و كيفية الاستفادة منها في تنظيم وحفظ الوثائق

 (MSExcel – MS Access)حاليا مثل

ورشة عمل 

تدريب المشاركين علي تطبيقات الأعمال الإلكترونية الحديثة ، وكيفية إحلال الأعمال الإلكترونية في بيئة العمل دون الإخلال بالأعمال علاوة علي تطبيقات الأرشفة MSOffice  الحاكمة و المنظمة للإدارة الالكترونية وذلك من خلال مجموعة التطبيقات المتعارف عليها Work Flow Systems ونظم التدفق المستندي Archiving الإلكترونية 

أساليب تنفيذ البرنامج ( معتمدة دوليا)

·     يقدم هذا البرنامج مستشارين وخبراء (محاضرين) معتمدون من الاكاديميات والمؤسسات الدولية. 

·     يزود كل مشارك بمادة علمية منهجية معتمدة دوليا. 

·     الطرح النظرى فى البرنامج لا يتجاوز 35 % من إجمالى ساعات البرنامج . 

·     اعتماد طريقة ورش العمل التطبيقية وتشكيل مجاميع النقاش المركزة من قبل المشاركين . 

·     حزمة تمارين (نظرية وعملية) التي من شانها ترسيخ أفكار واهداف البرنامج . 

·     ملف مرئي لعديد الأمثلة والحالات العملية تجسد كل مفردات المنهاج التدريبي يتم تحديثها باستمرار 

·     اعتماد البرنامج التدريبي على مبدأ المناقشات الجماعية التشاركية. 

·     تقييم الأداء النهائي وفق نموذج أداء معتمد يتضمن تقييم وملاحظات مكتوبة وتوصيات عملية. 

·     استشارات فنية لجميع المشاركين وتوصيات عملية بعد انتهاء البرنامج التدريبي. 

·     فريق إداري ينظم سير البرنامج ويلبي متطلباته وخصوصياته بشكل انسيابي .