دورة البرنامج المتكامل في مراقبة وأرشفة السجلات والمستندات
دورات إدارة المكاتب والسكرتارية
-دورات الحاسب الآلي وتقنية المعلومات
اختر مدينة وتاريخ آخر
دورة البرنامج المتكامل في مراقبة وأرشفة السجلات والمستندات
المقدمة:
تُعتبر إدارة السجلات عنصرًا أساسيًا في بيئة الأعمال. تحتاج المؤسسات إلى الاحتفاظ بسجلاتها وأرشفتها وتدقيقها بشكل مستمر. فالمعلومات يجب أن تُخزن بأمان، وأن تكون متاحة بسهولة للموظفين المعتمدين عند الحاجة. كيف تتم عملية تخزين هذه البيانات؟ وكيف يمكن استرجاعها؟ ومتى يجب تدميرها؟ ستتناول هذه الدورة التدريبية جميع هذه الأسئلة، بالإضافة إلى شرح نظام ISO 15489.
تصف هذه المواصفة القياسية المفاهيم والمبادئ المتعلقة بالسجلات والبيانات الوصفية لأنظمة السجلات، كما تشمل السياسات والمسؤوليات المعينة والمراقبة والتدريب الضرورية لدعم الإدارة الفعّالة للسجلات. سيتم استعراض التحليل المستمر لسياق الأعمال وتحديد متطلبات السجلات، فضلاً عن ضوابط السجلات وعمليات إنشاءها وإدارتها.
علاوة على ذلك، ستتناول الدورة أهمية الأرشفة الرقمية وكيفية استخدام التكنولوجيا الحديثة في إدارة السجلات. سيتم توفير معلومات عن أدوات البرمجيات المتاحة التي تسهّل تخزين واسترجاع السجلات بكفاءة. كما ستُناقش استراتيجيات الأمان لحماية المعلومات الحساسة من التهديدات المحتملة.
أهداف الدورة:
· فهم معايير ISO 15489.
· تنفيذ عملية إدارة الوثائق والسجلات.
· استرجاع المستندات عند الحاجة.
· فهم دورة حياة المستندات والسجلات.
· تفويض أفراد معينين للوصول إلى المستندات والوثائق.
الفئات المستهدفة:
· موظفو المعلوماتية المعنيين بحفظ الوثائق.
· موظفو السكرتارية والديوان.
· جميع الموظفين في مجال حفظ وضبط الوثائق والسجلات.
· المعنيين بأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب وحفظ الوثائق والبيانات.
· كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.
المحاور العلمية للدورة:
فهم معايير ISO 15489:
· مصطلحات إدارة السجلات الرئيسية
· ISO 15489: المعلومات والتوثيق - إدارة السجلات
· تخطيط المشاريع والبرامج
· أنظمة إدارة المستندات (DMS) مقابل أنظمة إدارة السجلات (RMS)
· إدارة المعلومات
· دورة حياة السجلات
تصنيف وإدارة السجلات الورقية:
· تصنيف السجلات
· إدارة السجلات المادية
· العمليات الآلية
· تحويل المستندات الورقية إلى مستندات إلكترونية
· تفاصيل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
تنفيذ عملية التوثيق:
· تنفيذ التخطيط
· التوسيم والتصنيف
· الرمز الشريطي Bar code
· ملء الأقسام
· تقليل التكاليف
· التحقق من الصحة
· الفهرسة
· تخزين
فهم الوثائق:
· سياسة الاحتفاظ بالمستندات
· الجدول الزمني للاحتفاظ بالمستند
· تدمير الوثائق
· السيطرة الأمنية
· التحكم في الإصدار
· التقاط البيانات الوصفية
تفويض معين للوصول إلى الوثائق:
· تدقيق المعلومات: مراقبة الامتثال
· البحث عن الملفات
· سجل الانضمام
· التوزيع والمشاركة
· سير العمل
· التعاون
· استنساخ الوثائق
