دورة الإدارة المكتبية الحديثة (المهارات الإدارية والسلوكية والفنية لمدراء المكاتب)

المقدمة:

تُعتبر الإدارة المكتبية الحديثة عنصرًا أساسيًا لنجاح أي منظمة، حيث تلعب دورًا حيويًا في تعزيز الكفاءة وتيسير سير العمل. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة للتفوق في إدارة المكاتب، مع التركيز على المهارات الإدارية والسلوكية والفنية الضرورية لمدراء المكاتب.

سيتعرف المشاركون على أحدث الاتجاهات والممارسات في هذا المجال، بما في ذلك استراتيجيات التخطيط والتنظيم، وإدارة الوقت، والتواصل الفعّال. كما ستتناول الدورة مهارات حل المشكلات وطرق التعامل مع الضغوط، مما يسهم في تحسين أداء المشاركين في بيئات العمل الديناميكية.

بالإضافة إلى ذلك، ستتناول الدورة أهمية استخدام التكنولوجيا في الإدارة المكتبية، بما في ذلك برمجيات إدارة المشاريع وأدوات التعاون الرقمي، مما يساعد في تحسين الإنتاجية وتسهيل التواصل بين الفرق. ستشمل الدورة أيضًا استراتيجيات لتعزيز العمل الجماعي وبناء علاقات مهنية قوية داخل المؤسسة، مما يعزز من بيئة العمل الإيجابية.

أهداف الدورة:

·     تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الاتصال، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .

·     التعرف على المهارات المطلوبة لتعزيز أسلوب إدارة وقيادة الأعمال ومواجهة العوائق الإدارية وتخطيها. يهدف إلى تزويد المشاركين بالأساليب الابتكارية و التفكير الإبداعي الذي يهدف إلى الارتقاء بأساليب العمل المتبعة داخل المؤسسة و التي من شانها أن تساهم في تكوين و صقل للأفكار الجديدة مما يساعد على خلق بيئة عمل أفضل.

المحاور العلمية للدورة:

·     الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه لدى مدراء المكاتب، الإدراك الواقعي لمدراء المكاتب اتجاه الآخرين .

·     إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .

·     إدراك أهمية الاتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .

·     تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الاتصالات غير اللفظية .

·     تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لمدير المكتب.

·     التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .

·     استخدام أساليب فعالة للتعامل مع الآخرين.

·     التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .

·     تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الاجتماعات .

·     استخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

·     التعرف على طبيعة الوظيفة الإشرافية ومكونات العملية الإدارية .

·     تحديد أوجه التشابه والاختلاف بين المدير والقائد .

·     التعرف على الأنماط المختلفة للقيادة وتحديد نمطه القيادي .

·     تحليل مشكلات العمل ووضع خطة متكاملة لحلها ومتابعة تنفيذها .

·     تطبيق المنهـج العلمي لاتخاذ القرارات في مجال العمـل.

الأساليب الفعالة للمشاركة في اتخاذ القرارات

·     تنمية مهارات مدراء المكاتب من خلال استخدام أســـاليب فعالة لإدارة الوقت والاجتماعات .

·     تنمية مهارات مدير المكتب لبناء فريق عمل فعال ومواجهة الصراعات في مختلف الأعمال.

·     ممارسة دور مدير المكتب في تطوير وإدارة التغيير في موقع العمل .

·     أهمية الإبداع في نسق العمل

·     أدوات وأساليب التفكير الابتكاري

·     التفكير كمهارة التفكير الابتكاري

·     تهيئة البيئة الملائمة للتفكير والتحفيز الإبداعي الوظيفي

·     الإستراتيجية والمنافسة

·     سمات الإبداع الوظيفي

·     تحديد القوى المحركة للأوضاع الإستراتيجية

·     التفكير والتصرف للوصول للإبداع الوظيفي

·     الإبداع الوظيفي والعقل الاستراتيجي

·     مفهوم التفكير الإبداعي وأهميته للإدارة الحديثة.

·     ملائمة التفكير الإبداعي للمؤسسة ، و المجتمع و البيئة المعيشية.

·     لماذا الإبداع و الابتكار؟

·     كيف نتغلب على التفكير التقليدي و المعوقات البيروقراطية في العمل.

·     تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة و الثقة بالنفس .

·     اثر الإبداع و الابتكار في تطوير المؤسسات .

المفاهيم الأساسية في إدارة المكاتب

·     أهمية وأبعاد وظيفة سكرتير مدير المكتب.

·     الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفهوم الشامل)

·     وظائف واختصاصات سكرتير مدير المكتب.

·     دور سكرتير مدير المكتب في تنسيق وتنظيم علاقات العمل مع الإدارات الأخرى بالمنظمة.

التوثيق والأرشفة الإلكترونية

·     مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية

·     الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية

·     أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة

·     كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات

·     مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي

·     المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني

·     تجربة بلدية دبي في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية

إدارة الوقـــــت

·     مفهوم إدارة الوقت

·     أمور تساعدك على تنظيم وقتك

·     معوقات تنظيم الوقت

·     خطوات تنظيم الوقت

·     كيف تستغل وقتك بفعالية

·     مدير المكتب الفعال وهندرة المكاتب

·     كيف تتعامل بحزم مع الأوراق

·     مدير المكتب ومهارات تفعيل الوقت

التقاريـــــــر

·     الاتصال الكتابي الفعال بالتقارير

·     أهمية التقارير

·     تعريف التقارير

·     أغراض ووظائف التقارير

·     أنواع التقارير

·     كيفية إعداد التقارير ومصادرها

·     خصائص التقرير الفعال