دورة الإدارة المتقدمة للمكاتب والأداء المتميز لأعمال السكرتارية

المقدمة:

تُعتبر الإدارة المتقدمة للمكاتب عنصرًا أساسيًا لتحقيق الأداء المتميز في بيئات العمل الحديثة. تلعب هذه الإدارة دورًا محوريًا في تنظيم العمليات اليومية وضمان سلاسة سير العمل، مما يسهم في تعزيز الكفاءة وزيادة الإنتاجية.

تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات المتقدمة اللازمة لإدارة المكاتب بكفاءة وفاعلية. سيتعلم المشاركون كيفية تطبيق أحدث الاستراتيجيات في إدارة الوقت، وتطوير مهارات التواصل الفعّال، وتحسين أساليب العمل المكتبي. كما ستتناول الدورة أهمية التكنولوجيا الحديثة في تعزيز الأداء، وكيفية استخدام الأدوات الرقمية لتسهيل العمليات المكتبية.

بالإضافة إلى ذلك، ستشمل الدورة موضوعات متقدمة مثل إدارة المشاريع الصغيرة، وتحليل البيانات لتحسين اتخاذ القرارات، وطرق تقييم الأداء. سيتعرف المشاركون أيضًا على استراتيجيات إدارة التغيير وكيفية التعامل مع الضغوط في بيئة العمل الديناميكية.

أهداف الدورة:

·     مفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة

·     الآفاق الجديدة لهندرة المكاتب ، وطبيعة النشاط المكتبي

·     إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى ( العامة – الخاصة – المتخصصة

·     مهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات

·     مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوآلاء والمدراء والمسؤلين

·     معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوآول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع آبار الشخصيات وأنماط الزائرين

·     مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية

·     معرفة كاملة بفنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات

·     إجاده تنظيم أوراق المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت

·     اجادة الرقابة على الأداء المكتبي

المحاور العلمية للدورة:

·     مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية

·     ماهية الهندرة وطبيعة النشاط المكتبي

·     الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي

·     أسس هندرة المكاتب

·     أنواع السكرتارية واهميتها ومهامها

·     أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب

·     هندرة حفظ المعلومات ، تنظيم الاجتماعات واللجان

·     الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى

·     فن الانصات الجيد والحديث الفعال

·     أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوآلاء والمدراء والمسؤلين

·     هندرة حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة

·     مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب

·     آيفية الرقابة على الأداء المكتبي

·     قواعد الاتيكيت والبروتوآول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع آبار الشخصيات وأنماط الزائرين

·     تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة

·     الكتابة الأدارية والمراسلات و المذآرات

·     إعداد وصياغة التقارير

·     مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس

·     مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة

·     تنظيم وإدارة الأجتماعات واللجان

·     متطلبات الاجتماع الفعال

·     نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق

·     التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية

·     استخدامات الحاسب الآلى في الأعمال الإدارية

·     تقييم وختام البرنامج