دورة الأخصائي المعتمد في الأعمال المكتبية والإدارية

المقدمة:

ما الذي يميز الإداريين الاستثنائيين عن باقي الموظفين؟ تقدم لك هذه الدورة التقنيات العملية الأساسية والمتعمقة التي ستساعدك على التميز في مكان عملك. ستتعلم أفضل الممارسات من مجالات مختلفة، مثل الكتابة الاحترافية وكيفية أن تصبح محاورًا ناجحًا. كما تركز الدورة على أهمية تقديم خدمة استثنائية للعملاء الداخليين والخارجيين.

بالإضافة إلى ذلك، ستتاح لك الفرصة لمناقشة تأثير الضغوطات في بيئة العمل وكيفية تحويلها إلى نقاط قوة. سيتضمن ذلك استراتيجيات للتعامل مع الضغوط، مثل تقنيات الاسترخاء وإدارة الوقت، مما يساعدك على تعزيز قدرتك على التفكير الإبداعي في مواجهة التحديات. ستتعلم أيضًا كيفية إدارة وقتك بفعالية، مما يعزز من إنتاجيتك ويقلل من مستويات الضغط.

كما ستكتسب مهارات في تنظيم وإدارة الاجتماعات بشكل فعال، بما في ذلك كيفية وضع أجندات واضحة، وتحديد الأهداف، وتحفيز المشاركة الفعالة من الحضور. ستركز الدورة أيضًا على تحسين قدرتك على استخدام الهاتف بفاعلية، مما يساعدك على التواصل بشكل أفضل مع الزملاء والعملاء.

Top of Form

Top of Form

Bottom of Form

الفئات المستهدفة:

الإداريون، المساعدون الإداريون، المساعدون التنفيذيون، مدراء المكاتب والذين يطمحون لشغل هذا المنصب مستقبلاً، كبار الإداريون والمشرفون على موظفي المستوى الأول

أهداف الدورة:

·     تحديد وفهم دور الإداري ومدير المكتب

·       تنفيذ استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لتنفيذ المسؤوليات بطريقة فعالة

·       وضع سلوك للخدمة يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين

·       ذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للتحكم بها

·       تطبيق تقنيات إدارة الوقت اللازمة لتحسين الإنتاجية في المكتب

·       تنظيم الاجتماعات بفعّالية

·       التعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل مهني صحيح

المحاور العلمية للدورة:

دور الإداري ومدير المكتب

·       الإدراك مقابل الحقيقة

·       عوامل نجاح الإداري: الاختلاف عن الآخرين بشكل واضح وكبير

·       الكفاءات اللازمة لتحقيق النجاح

·       ما الذي يجب فعله لتحقيق التميز في العمل

·       تحديد دور مدير المكتب

مهارات التواصل الكتابي واللفظي الفعال

·       تحسين المصداقية وكسب التقدير

·       أهمية الموقف الإيجابي

·       الحزم

·       إقناع المدير وزملائك والمرؤوسين والعملاء بأفكارك

·       إعداد عرض تقديمي احترافي

·       عناصر المراسلات المهنية المتقنة

·       الأسلوب والتنسيق

·       تحديد الهدف للقارئ

·       توقعات القارئ

تقديم الخدمات للعملاء الداخليين والخارجيين

·       فهم الاحتياجات الخاصة بالعملاء الداخليين والخارجيين

·       إزالة عوائق تقديم الخدمة

·       تقديم خدمات ممتازة

·       تحليل عقلية الصومعة

·       معالجة الشكاوى

أساليب إدارة ومواجهة ضغوط العمل

·       الأسباب والأعراض

·       تحديد مسببات ضغط العمل

·       كيف يؤثر ضغط العمل على الأداء

·       وضع خطة إدارة شاملة لضغوطات العمل

إدارة الوقت

·       تحديد أسباب إضاعة الوقت والتخلص منها

·       وضع الأهداف والأولويات

·       استخدام المقاييس للتحكم في كفاءتك وتحسينها

·       تخطيط و إدارة الوقت للذات و الاخرين

·       إعداد سجلات العمل الزمنية والاستفادة منها

تنظيم الاجتماعات

·       عناصر الاجتماع الفعال

·       تحضير جدول الأعمال

·       مسببات ضياع الوقت الشائعة

·       تسجيل محضر الاجتماع

·       مسؤوليات القادة والمشاركين في الاجتماع

استخدام الهاتف بشكل مناسب

·       السلوك المهني عند استخدام الهاتف

·       قواعد الإنصات الجيد

·       خطوات التعامل المحترف عند الرد على مكالمة هاتفية

·       التعامل مع الشخصيات الصعبة من المتصلين

·       تحديد مشاكل المكالمات الهاتفية الشائعة وإيجاد الحلول