دورة إعداد وتأهيل مديري مكاتب القادة والمدراء

المقدمة:

يُعتبر مدير المكتب من أهم الأدوار في أي مؤسسة، حيث يعمل كحلقة وصل بين أعضاء مجلس الإدارة ويكون المحرك الرئيسي لعمليات العمل. يتولى المدير العديد من المهام الحيوية التي تساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية، مثل تنسيق الأنشطة اليومية، وإدارة فرق العمل، وضمان سير العمل بسلاسة.

يهدف برنامج مدير مكتب معتمد (Certified Office Manager) إلى تقديم أفضل الممارسات في إدارة المكاتب من خلال تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات الأساسية اللازمة. تم تصميم هذه الدورة للتركيز على تطوير المهارات الأساسية التي يحتاجها العاملون في المكاتب اليوم، مثل تنظيم وإدارة الوقت، وإدارة الضغوط، والتحليل الذاتي، وتعزيز الذات، وتنمية المهارات المهنية.

علاوة على ذلك، تشمل الدورة موضوعات متقدمة مثل إدارة المشاريع، واستخدام التكنولوجيا الحديثة لتحسين الإنتاجية، واستراتيجيات التواصل الفعّال مع الزملاء والعملاء. كما ستتناول كيفية التعامل مع التحديات اليومية في بيئة العمل، مما يساعد المشاركين على اتخاذ قرارات مستنيرة.

تتضمن الدورة أيضًا ورش عمل تفاعلية ودراسات حالة تتيح للمشاركين تطبيق ما تعلموه في سيناريوهات حقيقية، مما يعزز من تجربتهم العملية ويزيد من ثقتهم في مهامهم اليومية. بالإضافة إلى ذلك، ستوفر الدورة أدوات لتطوير مهارات القيادة وإدارة الفرق، مما يمكّن المشاركين من تعزيز التعاون داخل المؤسسة.

أهداف الدورة:

·     بناء مهارات اجتماع قوية احترافية

·     التعرف على كيفية ممارسة التحفيز الذاتي

·     تطوير مهارات التحكم وإدارة الوقت

·     اكتساب  اﻟﻤﺘدرب مهارة اﻟﺘﻤﯿز ﻓﻲ أﻋﻤﺎل اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ اﻟﺤدﯿﺜﺔ وٕادارة اﻟﻤﻛﺎﺘب اﻟﻤﻌﺎﺼرة

·     التمكن  ﻤن اﻻطﻼع ﻋﻠﻰ اﻷﺴﺎﻟﯿب اﻟﺤدﯿﺜﺔ ﻓﻲ السكرتارية وتنمية مهارات اﻟﺴﻛرﺘﯿر اﻟﺨﺎص

·     التمكن ﻣن اﺳﺗﺧدام اﻟﺣﺎﺳوب ﻟﻛﺎﻓﺔ التطبيقات اﻟﻣﻛﺗﺑﯾﺔ واﻟﺗﻌﺎﻣل ﻣﻊ اﻟﺑراﻣﺞ اﻟﺣدﯾﺛﺔ

·     التعرف  ﻋﻠﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت تنظيم اﻟﻌﻤل اﻟﻤﻛﺘﺒﻲ: اﻟﻤواﻋﯿد، اﻟوﻗت، ترتيب اﻷﻋﻤﺎل ﺤﺴب اﻷوﻟوﯿﺎت، وٕاﻋداد جدول اﻷﻋﻤﺎل وﻛﺘﺎﺒﺔ اﻟﺘﻘﺎرﯿر

·     التعرف ﻋﻠﻰ مفهوم السكرتارية اﻹﻟﻛﺘروﻨﯿﺔ

·     اكتساب ﻤﻬﺎرات الاتصال واﻟﺘﻌﺎﻤل مع الآخرين، وضغوط اﻟﻌﻤل ﻓﻲ مكاتب اﻟﺴﻛرﺘﺎرﯿﺔ، وﻓق ﻗواﻋد اﻟﺴﻠوك الإنساني اﻟراﻗﻲ

·     اكتساب اﻟﻤﻬﺎرات اﻟﺴﻠوﻛﯿﺔ اﻟﻤﺘﺼﻠﺔ بوظيفة مدير اﻟﻤﻛﺘب، وﻓن اﻟﺘﻌﺎﻤل مع اﻟﻘﯿﺎدات واﻟﻤرؤوﺴﯿن

الفئات المستهدفة:

·     مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية والمساعد الشخصي والمساعد الإداري 

·     مساعدي المسئولين التنفيذيين، مساعدي رؤساء الأقسام 

·     المنسق الاداري والعاملين في الشؤون الادارية 

·     جميع الراغبين في تطوير مهاراتهم الادارية والحصول على شهادة مدير مكتب معتمد

المحاور العلمية للدورة:

المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب

·     مدير المكتب المعاصر

·     السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب "مفاهيم واسس"

·     اعمال السكرتارية التنفيذية

·     مهام وواجبات ووظائف مدراء المكاتب

·     العمل المكتبي واهميته

·     تنظيم وادارة المعلومات

·     قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية 

مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر

·     وظيفية مدير المكتب

·     مهام إدارة المكاتب

·     مهارات مدير المكتب

·     صفات مدير المكتب

·     واجبات مدير المكتب

·     أبعاد وظيفية مدير المكتب

·     مفهوم إدارة المكاتب العليا

·     إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب

المهارات والمعارف الداعمة لمدير المكتب المحترف 

·     المهارات الادارية الذاتية والسلوكية

·     مهارات الاتصال والابتكار

·     مهارات اعداد وكتابة التقارير و الخطابات و المذكرات الإدارية

·     فنون الاتيكيت و مهارات التعامل مع الجمهور

·     المهارات المهنية لمدراء المكاتب و المساعدين الشخصيين

·     نظام المعلومات الإداري و دور مدير المكتب

·     كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها

·     تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية

فن إدارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة

·     إعداد وتنظيم المقابلات و اللقاءات

·     إعداد و تنظيم الاجتماعات و اللجان

·     إعداد وكتابة المحاضر و الجلسات و التقارير الفعالة

·     كيفية مواجهة ضغوط العمل و السيطرة على القلق و التوتر

·     مهارات الاتصال و التواصل