دورة إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية وتقنيات الحفظ الرقمي
دورات إدارة المكاتب والسكرتارية
-دورات مهارات التواصل والكتابة
-دورات الحاسب الآلي وتقنية المعلومات
اختر مدينة وتاريخ آخر
دورة إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية وتقنيات الحفظ الرقمي
المقدمة:
أحدثت المعلوماتية ونظم الاتصالات الإلكترونية في عصرنا الحالي ثورة حقيقية في أساليب معالجة المعلومات والوثائق، مما أدى إلى تغيير جذري في كيفية حفظها وتداولها. استنادًا إلى المفاهيم الجديدة والتقنيات المتقدمة في الأرشفة وحفظ المستندات، يتعين على المؤسسات والوزارات والشركات، سواء كانت حكومية أو أهلية، التحول إلى استخدام الحواسيب والبرمجيات المتخصصة لإدارة الوثائق والمراسلات.
يهدف هذا البرنامج إلى توضيح هذه التحولات وتهيئة المشاركين لها، من خلال تزويدهم بفهم شامل حول برامج الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة، وأهميتها وتقنياتها في مجالات التصنيف والحفظ والمداولة والسرية. كما سيعمل على تأهيلهم بمهارات متقدمة في استخدام الحواسيب والتقنيات الإلكترونية، لاستحداث نظم فعالة للفهرسة والأرشفة، بالإضافة إلى مهارات حماية الوثائق وإتلافها بشكل سليم.
تعتبر حلول "الأرشفة وإدارة السجلات إلكترونيًا" من أبرز التقنيات التي تساعد المؤسسات على مواجهة هذه المتطلبات، وتقليل الاعتماد على التخزين الورقي، مما يقلل من مخاطر تلف الأوراق والتكاليف المرتبطة بها. تستخدم نظم إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية لتتبع وتخزين الوثائق الإلكترونية أو النسخ الرقمية عن الوثائق الورقية، والاحتفاظ بإصدارات متعددة منها.
بالإضافة إلى ذلك، سيتناول البرنامج أيضًا أهمية الأمان السيبراني في حماية المعلومات والوثائق، حيث ستتعلم كيفية تطبيق بروتوكولات الأمان لحماية البيانات الحساسة من الاختراق أو الفقد. كما سيتم استعراض تقنيات النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث لضمان استمرارية العمل.
سيتضمن البرنامج ورش عمل تفاعلية ودراسات حالة عملية، حيث سيتمكن المشاركون من تطبيق ما تعلموه في سيناريوهات واقعية، مما يسهل فهم التحديات اليومية التي تواجهها المؤسسات في إدارة الوثائق.
الفئات المستهدفة:
· القائمون والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية و الإدارية والعاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة ومديرو المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق والعاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي والنشر والتبادل العلمي والثقافي ومنسقو المعلومات بين الجهات المعنية.
· العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
· رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين
· العاملون فى نظم ادارة الجودة ومراقبى الوثائق
أهداف الدورة:
· تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.
· تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
· تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
· تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.
· التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها.
· التعرف على طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .
· انشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة .
· الاطلاع على التجارب العربية المتاحة
المحاور العلمية للدورة:
الأرشفة الإلكترونية
· الإدارة الإلكترونية
· عناصر الإدارة الإليكترونية-
· اهم فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه
· اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه
· نظم الأرشفة الإلكترونية
· مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق
· المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
· المكونات الأساسية لإدارة الوثائق
الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات
· طرق التصنيف والفهرسة
· متطلبات الأرشفة الالكترونية
· خصائص الارشفه الالكترونية
· طرق صيانة الملفات
· البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
· الحماية من الاخطار الالكترونية
· أهم برامج الأرشفة الالكترونية
نظم إدارة الوثائق
· التعامل مع البرمجيات الجاهزة .
· معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا .
· التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .
· عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
· طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
· استخدامات EXCEL لتسهيل الحفظ و الاسترجاع.
· استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية.
· استخدامات Access في بناء قواعد البيانات.
· أستخدامات Acrobatفي الأرشفة و الحفظ.
· تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال .
بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة
· إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة
· تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية
· النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق
· إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.
· أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي
المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات
· التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
· تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
· مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
· شروط أحكام الوثائق والملفات
· أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات
· أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة
· التنظيم الفني للمحفوظات
· مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
· نموذج فهرس دليل المحفوظات
· نموذج فهرس محتويات ملف
· نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
· نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
· نموذج بطاقة إحالة محفوظة
· استرجاع الوثائق والملفات
· مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
· إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق
الإعداد لبناء الأرشيف
· التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة
· المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
· المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
· الإعداد لبناء الأرشيف
· تحديد محتويات الأرشيف
· (تشخيص واقع الوثائق)
· جداول مدد استيفاء الوثائق
· مراحل التنظيم الفني للوثائق
· المرحلة الأولى : التصنيف
· المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)
· المرحلة الثالثة : الترتيب
· المرحلة الرابعة : الفهرسة
