دورة إدارة المكاتب باستخدام تكنولوجيا المعلومات(مدير المكتب العصري)

المقدمة:

بالنظر إلى التطورات السريعة التي تشهدها المنظمات العربية، أصبحت وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب تتطلب أكثر من مجرد الخبرة العملية. فالتحديات والظروف التي يواجهها العاملون في هذه الوظيفة الحيوية تستدعي من مطوري البرامج التدريبية والمهتمين بتطوير العمل في المنظمات العالمية تقديم برامج تدريبية مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات هذه الوظيفة.

ستتناول الدورة التدريبية المميزة التي تركز على تنمية مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب مجموعة من المهارات الأساسية للأفراد الراغبين في تحسين قدراتهم. تشمل هذه المهارات القراءة السريعة واستخدام قدرات العقل لتمكين المشاركين من التعامل مع كميات كبيرة من المراسلات اليومية، بالإضافة إلى استخدام الحاسب الآلي والأساليب الحديثة مثل الخرائط الذهنية لتسهيل الاحتفاظ بالمعلومات.

كما ستركز الدورة على مهارات التعامل مع مختلف الأطراف، بما في ذلك الزوار والزملاء والرؤساء والمرؤوسين. فمهارات التواصل الفعّال تعتبر ضرورية لبناء علاقات مهنية ناجحة، مما يساعد على تحسين بيئة العمل وتعزيز التعاون بين الفرق.

إضافةً إلى ذلك، ستتناول الدورة مهارات إدارة الوقت، حيث سيتعلم المشاركون كيفية تحديد الأولويات وتنظيم مهامهم بشكل فعّال. كما سيتم التركيز على إدارة الاجتماعات بطرق مبتكرة، لضمان تحقيق الأهداف المرجوة منها.

أهداف الدورة:

·     استيعاب الطبيعة الجديدة والمتغيرات الحديثة لوظيفة السكرتارية وادارة المكاتب

·     اتقان استخدام اساليب القراءة السريعة وتدوين الملاحظات

·     التواصل بشكل فعال مع كافة الأطراف المتعاملة مع السكرتارية ومديري المكاتب

·     ادارة وقته وتنظيم الأعمال باستخدام أفضل الاساليب الإدارية

·     تخطيط وإدارة الإجتماعات بكفاءة وفاعلية

·     التعامل بايجابية مع كافة الضغوط التي تواجه عمل السكرتارية ومديري المكاتب

الفئات المستهدفة:

هذه الدورة التدريبية مناسبة لجميع العاملين بمختلف مستوياتهم الإدارية وخاصة:

·     مديري المكاتب

·     السكرتارية

·     جميع الموظفين الذين يوكل اليهم أعمال إدارية وتنظيمية

·     أي فرد يريد أن يطور قدراته في مجالات ادارة الوقت والضغوط وادارة الاجتماعات والتواصل والقراءة السريعة

المحاور العلمية للدورة:

القراءة السريعة و تطوير قدرات العقل و الذاكرة لوظائف السكرتارية و ادارة المكاتب

·     الطبيعة الحديثة لوظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب

·     كيف يعمل العقل (الحقائق والأسرار)

·     القراءة السريعة (المفهوم والأهمية)

·     حلل أسلوبك في القراءة

·     استراتيجيات القراءة السريعة

·     معوقات القراءة السريعة و أساليب التعامل معها

·     استخدام الخرائط الذهنية في تحسين قدرات العقل

مهارات التواصل و التعامل الفعال مع الزائرين و المديرين و المرؤوسين و الزملاء

·     أهمية مهارات التواصل لطبيعة عمل السكرتارية و ادارة المكاتب

·     مهارات الانصات الفعال

·     فن فهم و استخدام لغة الجسد في التواصل

·     مهارات التحدث أمام الجمهور

·     التعامل مع الخوف أثناء الحديث و العرض أمام الجمهور

·     استخدام الأساليب الحديثة في الإقناع (البرمجة العقلية ومونرو و AIDA ...)

·     فهم الشخصيات و أساليب التأثير

إدارة الوقت و الإجتماعات

·     عنصر الوقت في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب

·     فن تحديد الأهداف و إدارة الأولويات

·     استخدام قوة التفويض الفعال لإدارة الوقت

·     التعامل الفعال مع مضيعات الوقت

·     مهارات التخطيط للإجتماعات

·     فن التعامل مع الأنماط المختلفة في الاجتماعات

·     ادارة وقت الاجتماعات

إدارة الضغوط في وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب

·     مصادر الضغوط في وظيفة السكرتارية و ادارة المكاتب

·     التعامل الفعال مع الصراعات من أجل إدارة الضغوط

·     تنظيم مكان العمل

·     أساليب المحاسبة الذهنية Mental Accounting و دورها في إدارة الضغوط

·     ملكات ضبط النفس و إدارة الغضب

·     متى و كيف تقول "لا" في العمل

·     الوصايا الأساسية في التعامل مع الضغوط

مهارات إدارية متنوعة للسكرتارية و إدارة المكاتب

·     أساليب و استراتيجيات التحول من العمل الروتيني الى العمل الإبداعي

·     التعامل مع معوقات الابداع و التطوير

·     فن التغيير و التحسين للأفضل

·     مهارات تحليل المشكلات و اتخاذ القرارات

·     ادارة الإنطباع الأول

·     الكرم الاجتماعي في وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب