دورة إدارة المكاتب المتقدمة ومهارات الإدارة الفعالة

المقدمة:

أصبحت إدارة المكاتب أمرًا أكثر تعقيدًا، مما يتطلب احترافًا إداريًا متقدمًا. إن الطلب المتزايد على السرعة والدقة، بالإضافة إلى المعرفة بالتكنولوجيا الجديدة ووجود قوى عاملة متنوعة، يجلبان تحديات جديدة وأيضًا فرصًا للنمو والتطور.

تستكشف هذه الدورة الديناميكية المعمقة مجموعة من المهارات المتقدمة التي تمكّن مدير المكتب من العمل بثقة وإبداع وفعالية أكبر. ستتناول الدورة موضوعات مثل إدارة المشاريع، وتحليل البيانات، واستخدام البرمجيات الحديثة لتحسين الإنتاجية. كما ستُسلط الضوء على استراتيجيات التواصل الفعّال مع الفرق المتنوعة، مما يعزز من التنسيق والتعاون في بيئة العمل.

علاوة على ذلك، ستوفر الدورة أدوات لتطوير مهارات القيادة، مما يساعد المشاركين على توجيه فرقهم بشكل أكثر فعالية وتعزيز ثقافة العمل الإيجابية. سيتمكن المشاركون من استكشاف أساليب جديدة لحل المشكلات وإدارة الضغوط، مما يمكنهم من التكيف مع التغيرات السريعة في بيئة العمل.

أهداف الدورة:

·     إدارة وقتهم وتحديد أولويات مسؤولياتهم اليومية لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية

·     تبسيط ممارسات العمل وبيئة المكاتب

·     التواصل بشكل فعال وحازم على جميع المستويات

·     إدارة اجتماعات العمل بكفاءة

·     إدارة السجلات الإلكترونية والتقارير بشكل فعال

·     إدارة الملفات والفهرسة باستخدام أحدث الأساليب

·     استخدام مهارات إدارة المشاريع لتنفيذ المهام المكتبية

الفئات المستهدفة:

·     مدراء المكاتب

·     قادة الفرق

·     المسؤولون الإداريون

·     المشرفون

·     السكرتاريا

·     فرق الدعم والخدمات المساندة

المحاور العلمية للدورة:

تخطيط المكتب وتنظيمه:

·     الترحيب والتقديم والتعريف بأهداف الجلسة

·     التعريف بالمكتب الإداري ووظائفه

·     تخطيط المكتب

·     التنظيم: الصلاحيات والمسؤوليات والمؤهلات.

·     سمات ومسؤوليات مدير المكتب وفريقه.

·     مناقشة

·     الواجب المنزلي

الحفظ والفهرسة:

·     مراجعة سريعة للجلسة الماضية

·     حل الواجب المنزلي

·     التعريف بأهداف الجلسة

·     مصادر المعلومات والأدوات

·     الايداع والفهرسة

·     معدات حفظ المعلومات

·     مناقشة

·     الواجب المنزلي

إدارة السجلات الإلكترونية:

·     مراجعة سريعة للجلسة الماضية

·     حل الواجب المنزلي

·     التعريف بأهداف الجلسة

·     برامج تشغيل أعمال السجلات الالكترونية

·     البيانات الوصفية والتصنيف

·     إدارة المعلومات

·     حلول تقنية لإدارة السجلات الالكترونية

·     معايير إدارة السجلات الالكترونية

·     مناقشة

التواصل الفعال وإدارة الوقت:

·     مراجعة سريعة للدورة الماضية

·     حل الواجب المنزلي

·     التعريف بأهداف الجلسة

·     الاتصال ومكوناته

·     عوائق الاتصال

·     السمات السبع للتواصل الفعال

·     التواصل غير اللفظي ولغة الجسد

·     إدارة الوقت

·     مناقشة

·     الواجب المنزلي

مهارات الإدارة الفعالة:

·     مراجعة سريعة للدورة الماضية

·     حل الواجب المنزلي

·     التعريف بأهداف الجلسة

·     تخطيط إدارة المكاتب

·     إدارة مهام المكتب (باستخدام الخرائط الذهنية ومخطط جانت).

·     تقنيات حل المشكلات

·     إدارة الاجتماعات الفعالة

·     العمل مع أكثر من مدير

·     مناقشة

·     مراجعة عامة

·     ختام الجلسة وتوجيه الشكر للمشاركين وتهنئتهم.