دورة أفضل الممارسات الإدارية وإدارة المكاتب

المقدمة:

تُعد الإدارة الفعالة وإدارة المكاتب من العناصر الحيوية لنجاح أي مؤسسة، حيث تساهمان في تحقيق الأهداف التنظيمية وزيادة الكفاءة. في ظل التغيرات السريعة في عالم الأعمال، تفرض التحديات الجديدة الحاجة إلى استراتيجيات مبتكرة وأساليب حديثة لضمان سير العمل بشكل سلس.

تتطلب الإدارة الفعالة فهمًا عميقًا لأسس التخطيط والتنظيم والتوجيه. يجب على المدراء أن يكونوا قادرين على تحديد الأهداف بوضوح، وتوزيع المهام بشكل مناسب، ومتابعة تقدم العمل لضمان تحقيق النتائج المرجوة. كما أن إدارة المكاتب تتطلب مهارات متقدمة في التواصل والتنظيم، حيث يجب على السكرتاريين ومدراء المكاتب تنسيق الجهود بين الفرق وتسهيل تبادل المعلومات.

أهداف الدورة:

·     تزويد المشاركين بأهتمام الشركات والمؤسسات والمكاتب الخاصة والعامة لا سيما في الوقت الحاضر بالوظائف المتعلقة بإدارة الأعمال المكتبية، وخاصة وظائف السكرتارية لما لها من أهمية عظمى في تسيير الأعمال المكتبية، وإمكانية مساعدة متخذي القرار في المستويات الإدارية العليا على إنجاز الأعمال غير النمطية من خلال القدرة على تحمل بعض العبء والمسئولية في إدارة العمل المكتبي.

·     رفع مهارات المشاركين في استخدام الأساليب والفنون المتقدمة في الإدارة المكتبية، والتي تساهم مساهمة فعالة في القيام بمهام السكرتارية بفعالية أكبر وتميز أوضح، وبما يحقق الأداء الفعال لهذا الدور الهام في المؤسسة.

·     اطلاع المشاركين بواجبات السكرتارية التنفيذية حيث يجب أن تتوافر لديهم الدراية والمعرفة اللازمة للإلمام بجميع الأمور المتعلقة بتسيير الأعمال المكتبية المختلفة. من خلال التدريب التطبيقي وصقل المهارات المهنية للقائمين على هذه الأعمال فتمتزج فاعلية الأفراد بكفاءتهم.

·     صقل خبراتهم في مجالات مؤثرة مثل الاتصال الفعال ومواجهة ضغوط العمل وإدارة الوقت والذات.

·     مدراء مكاتب الإدارية من الصف الثاني.

·     مدراء التخطيط الإستراتيجي.

·     كافة المسؤولين على اتخاذ القرارات الإدارية ضمن الشركات.

·     كل من يرغب بتطوير مهاراته وخبراته ويرى الحاجة إلى هذه الدورة .

المحاور العلمية للدورة:

السكرتارية التنفيذيــة:

·     مقدمة عن السكرتارية وأنواعها وأهميتها .

·     السكرتير الفعال وصفاته الشخصية والعلمية والفنية .

·     كيف تصبح سكرتيراً فعالاً على مستوى المكتب والرئيس والمتعاملين.

·     دور السكرتارية في نجاح المؤسسة ونموها وتطورها .

·     مواصفات السكرتير الناجح والمهارات التي يجب توافرها فيه.

التنظيم الإداري في مجال السكرتارية:

·     التعريف بالإدارة المكتبية وإدارة الخدمات المكتبية وموقع السكرتارية منها

·     الاتجاهات الحديثة للعمل المكتبي وكيفية تصميم المكتب الحديث.

·     التأهيل اللازم لمزاولة الأعمال المكتبية والسكرتارية.

·     نظم المعلومات الإلكترونية.

·     مفاهيم نظم المعلومات.

·     الأجهزة المكتبية.

·     شبكة الاتصالات الإلكترونية الداخلية والعالمية.

·     نظم المعلومات الورقية.

إدارة المكاتب والإتصالات المكتبية الحديثة: 

·     الاتصالات الكتابية ونظم حفظ البيانات والوثائق الورقية.

·     الاتصالات الإدارية وعلاقتها بالعمل المكتبي.

·     مفاهيم الاتصالات والاتصالات الهاتفية المكتبية.

·     إدارة وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والندوات.

·     المهارات السلوكية للقائمين بالعمل المكتبي.

·     الحديث الفعال والاتصالات الجدية لإدارة الوقت.

النظرية العامة لنظم المعلومات الحديثة :

·     مفهوم و خصائص نظم المعلومات .

·     أركان نظم المعلومات .

·     حتمية استخدام التقنيات الحديثة في الحفظ .

·     أنواع البرمجيات المستخدمة .

·     ميكنة المراسلات الصادرة والواردة .

·     المحفوظات (المفهوم – الأنواع) .

·     أهمية حفظ الوثائق الإدارية .

·     التنظيم الإداري - الفني - المستندي .

·     تصميم الفهارس الإلكترونية .

·     إجراءات الفرز والترحيل والإتلاف .

·     5 خطوات لإنهاء تراكم الأوراق .

·     متطلبات الحفظ الإلكتروني .

إدارة الإجتماعات وتنظيم مواعيد المدراء:

·     طبيعة وأنواع الاجتماعات والمقابلات.

·     متطلبات الإعداد والتحضير للاجتماعات والمقابلات الفعالة.

·     مهارات تخطيط وقت الاجتماع والمقابلة.

·     مهارات الاستخدام الفعال لوقت الاجتماع والمقابلة.

·     مهارات التعامل مع الأنماط المختلفة من المجتمعين.

·     فهم الطبيعة البشرية لأعضاء الاجتماع ومهارات تحقيق التفاعل معهم.

·     إعداد التقارير والمذكرات والملخصات الإدارية ( فن الكتابة الإدارية ).

غابة الأوراق وأسباب نموها من مكتب بلا ورق إلى مدير بلا مكتب:

·     تكاليف الأعمال الورقية الزائدة .

·     المشكلات السلوكيه والفنيه للأعمال الزائدة .

·     أساليب التخلص من الأعمال الورقية الزائدة .

·     نظام لإنهاء التراكم وفتح القنوات .

·     تعريف الحاجات وتحديد الأولويات .

·     خطة عمل لتنظيف المكتب .

·     علاقة سطح المكتب بالأرشيف ونظام المعلومات .

·     الخروج من صندوق الروتين والأزمات المصطنعه .

·     كيف توفر الملايين من خلال يوم تنظيف المكتب .

·     طرق النجاة من شلال المعلومات المتدفق .

·     تمرين ذاتي لتقليص الأوراق .

إدارة ضغوط العمل والوقت والإتصال:

·     أسباب الضغوط

·     مواجهة الضغوط .

·     مضيعات الوقت.

·     كيفية إدارة الوقت.

·     ضبط وإدارة الوقت للمدير.

·     تمارين الوقت والذات.

·     مهارات الاتصال الفعال

·     نموذج الاتصال الفعال.

·     مهارات العرض والتقديم.

·     مهارات التعامل مع الآخرين والتأثير فيهم.

·     المشكلات والمعوقات التي تواجه السكرتارية التنفيذية.

أهمية الوثائق والمعلومات وحفظها وارشفتها:

·     تعريف الارشفة الالكترونية.

·     فوائد استخدام أنظمة ادارة الوثائق الالكترونية.

·     دورة حياة الوثائق والملفات.

·     طرق تصنيف الوثائق وطرق حفظها.

·     الترميز والترقيم.

·     مكونات نظام الارشفة.

·     تطبيقات الارشفة المختلفة.

·     خصائص نظام الارشفة بشكل عام.

·     متابعة الوثائق.

·     تصميم تدفقات العمل Collaborative Workflow.

·     دمج الرسائل.

·     انشاء نظام لحفظ المستندات والمعلومات عمليا.

·     الامن والحماية.

·     مستويات الحماية على الوثائق.

·     مراقبة الوثائق.

·     القدرة على الترابط والتكامل مع مختلف التطبيقات.

·     عرض نظام ارشفة الكترونية كامل عمليا" مطبق في معظم المؤسسات

أساليب التعامل مع الأخرين ونجاح إدارة المكاتب :

·     التعرف على انماط المختلفة للبشر وطرق التعامل مع الأنماط الصعبة .

·     تنمية المهارات السلوكية في قطاع السكرتاريه وادارة المكاتب .

·     الحد من الأصطدام مع الأخرين .

·     قواعد الأتيكيت والبروتوكول وآداب التعامل مع الغير .

·     فن الحديث والأنتصات .