دورة أصول وفنون السكرتارية التنفيذية المتقدمة

المقدمة:

يساهم السكرتير التنفيذي في تقديم صورة مهنية متميزة للشركة التي يعمل بها من خلال إعداد المراسلات والعروض التقديمية التي يحتاجها المدير أو العمل بشكل عام. بالإضافة إلى ذلك، يقوم باستقبال الزوار وتنظيم جدول الزيارات بمواعيد محددة.

يتولى أيضًا حفظ المراسلات وترتيب السجلات بطريقة منظمة تسهل الوصول إليها عند الحاجة، مستخدمًا نظم المكتبية الحديثة المخصصة لهذا الغرض. تقع السكرتارية التنفيذية في مراكز مهمة ضمن التسلسل الهرمي الإداري، حيث يقوم السكرتير التنفيذي بالعديد من الواجبات الإدارية التي تعزز من كفاءة العمل وتساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية.

علاوة على ذلك، يجب على السكرتير التنفيذي أن يتمتع بمهارات تواصل فعالة، سواء كتابةً أو شفاهة، لضمان تدفق المعلومات بسلاسة بين الفرق المختلفة. كما يتطلب الدور القدرة على التعامل مع ضغوط العمل وإدارة الوقت بفاعلية، مما يساعد في تلبية المواعيد النهائية وتحقيق الإنجازات المطلوبة.

أهداف الدورة:

·     التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية  وأهميتها في تنظيم ادارة المكتب

·     التعرف على مهام السكرتارية التنفيذية والأعمال التي يجب أن يقوم بها السكرتير

·     التعرف على كيفية تحسين الأداء عند التعامل مع الآخرين ، والأوراق ، والأولويات

·     التعرف على طرق التغلب على التسويف والإجهاد لدى مدراء مكاتب القيادات العليا

·     تنمية مهارات السكرتير في إعداد وتنظيم الإجتماعات الناجحة

·     تحديد المجالات التي يجب أن تسيطر عليها السكرتارية لإدارة المكاتب العليا  

·     تنمية مهارات الإتصال والإبتكار لدى السكرتير المتميز

·     التعرف على الأخطاء العشر  للسكرتير التنفيذي وكيفية تجنبها

·     التعرف على المهارات التي يجب أن تتوافر في مدير إدارة القيادات العليا

·     تنمية مهارات التواصل   لدى السكرتير  المتميز

·     التعرف على فن كتابة التقارير والمذكرات ومحضر الإجتماعات لدى السكرتير المتميز

·     تدريبات عملية وأمثلة واقعية مرتبطة بمهارات السكرتارية التنفيذية

الفئات المستهدفة:

دورة أصول وفنون السكرتارية التنفيذية المتقدمة مصممة لكل من:

مفيدة للغاية لجميع موظفي المكاتب، بما في ذلك الإداريين، والمساعدين الإداريين والسكرتارية التنفيذية والأمناء.

المحاور العلمية للدورة:

المفاهيم الأساسية للسكرتارية التنفيذية:

·     مفهوم السكرتارية .

·     أهمية أعمال السكرتارية التنفيذية .

·     الأعمال التي يقوم بها السكرتير  التنفيذي .

·     مهارات وقدرات السكرتير التنفيذي .

·     الصفات الشخصية والعلمية  للسكرتير التنفيذي .

·     الوصايا العشر للسكرتير التنفيذي الناجح .

·     مقارنة وظيفة السكرتير  في أوربا وأمريكا واليابان والدول العربية

السكرتارية التنفيذية والإعداد للاجتماعات:

·     دور السكرتير في التخطيط للإجتماع

·     دور السكرتير في اليوم السابق لعقد الإجتماع

·     دور السكرتير في يوم عقد الإجتماع

·     دور السكرتير  أثناء الاجتماع

·     دور السكرتير بعد إنتهاء الإجتماع

السكرتارية التنفيذية وإدارة الوقت:

·     مفهوم إدارة الوقت للسكرتير

·     حقائق خاصة بالوقت

·     المبادئ والأسس التي تحكم إدارة وقت السكرتير

·     كيفية يخطط  السكرتير لإدارة وقته اليومي

·     العوامل الخارجية التي تضيع وقت السكرتير

·     العوامل الداخلية التي تضيع وقت السكرتير

·     ما يمكن أن يجنيه السكرتير من إدارته لوقته

السكرتارية التنفيذية ومهارات الإتصال والحديث الفعال والإنصات الجيد:

·     مفهوم الإتصال وأنواعه

·     عناصر أو مكونات عملية الإتصال

·     أهمية الإتصال بالنسبة للسكرتير

·     مفهوم الحديث الفعال

·     كيف ينمي السكرتير مهاراته في الحديث الفعال

·     مفهوم الإنصات

·     كيف ينمي السكرتير مهاراته في الإنصات الجيد

السكرتارية التنفيذية وكيفية التعامل مع الآخرين:

·     كيف تتعرف على شخصية من تتعامل معه

·     كيفية تعامل السكرتير مع رئيسه

·     كيفية تعامل السكرتير مع مروؤسيه

·     كيفية تعامل السكرتير مع زملائه

·     كيفية تعامل السكرتير مع العملاء

السكرتارية التنفيذية وقواعد الإتيكيت:

·     السكرتير وقواعد التعارف والتقديم

·     السكرتير وقواعد المصافحة

·     السكرتير وقواعد الحديث

·     السكرتير وقواعد التدخين

·     السكرتير وقواعد الجلوس والإبتسامة 

·     السكرتير وقواعد الشكر والإعتذار

·     السكرتير وقواعد المجاملة

·     السكرتير وقواعد النظافة

·     السكرتير وقواعد الآداب العامة في المكتب

المهارات الإدارية للسكرتارية الاحترافية:

·     التخطيط وإدارة الوقت

·     التنظيم (تقسيم المهام على الأخرين)

·     تفويض السلطات وتوزيع الأعمال

·     توجيه وقيادة الأخرين وتحفيزهم لأداء الاعمال

·     الرقابة والمتابعة للتأكد من تحقيق الأهداف

·     حل المشكلات واتخاذ القرارات

·     إدارة ومواجهة الضغوط

·     تخطيط وإدارة وتنفيذ الاجتماعات

·     إدارة المناسبات والأحداث

·     إدارة المشروعات

التواصل الفعّال وإدارة النزاعات:

·     السكرتير التنفيذي كممثل للمدير التنفيذي

·     تطوير قدراتك على التواصل مع والتأثير في الآخرين

·     فهم التواصل:

·     التنوع، والأنماط والافتراضات

·     مهارات الاستماع

·     التواصل اللفظي والغير لفظي

مهارات العرض وكتابة التقارير:

·     الاستفادة المثلي من الاجتماعات

·     العرض الشفهي والعرض المكتوب

·     التخطيط للعرض

·     التغلب على التوتر

·     الاعداد للعرض

·     استخدام نبرات الصوت في العرض

استخدام الانترنت و النظم السحابية Cloudy system:

·     استخدام النظم السحابية على الانترنت لتسجيل وجمع وتحليل البيانات واعداد التقارير

·     استخدام النظم السحابية على الانترنت لحفظ وأرشفة ومشاركة وارسال الملفات

·     استخدام النظم السحابية على الانترنت للتخطيط وتوزيع الأعمال وإعداد أجندة الأعمال والخطة الأسبوعية والشهرية

·     استخدام النظم السحابية لاجراء المقابلات على الانترنت ONLINE