وظيفة مدير المشتريات وأثرها الجوهري على نجاح واستمرار المنظمة
لمعرفة المزيد حول الدورات التدريبية التي تقدمها أكاديمية سوربون للتدريب تواصل معنا
وظيفة مدير المشتريات
.jpg "وظيفة مدير المشتريات")
هي بعض الأنشطة التي يقوم بها مدير المشتريات من وذلك بهدف تحقيق الربح، وذلك من خلال عدة عمليات متتالية تبدأ بالتخطيط اولا لتحديد بعض اهداف الشركة بالإضافة الى محاولة توفير لبعض المستلزمات الأساسية للإنتاج .
بالأضافة الى ان اهمية مدير المشتريات يلقى اهتماما كبيرا في المؤسسات والشركات ذلك لأنها تقوم بتنيظم عمليا الشراء بداخلها .
سجل الآن: دورة الأخصائي المعتمد في إدارة المشتريات
كيف تطورت وظيفة مدير المشتريات في مفهوم النشاط التجاري؟
بدأت تتطورهذه الوظيفة في المشروعات الكبيرة في البداية، وإن هذا التضخم في حجم الانتاج والنطور الصناعي ادى الى خلق ادارة لها جانبها التنظيمي والرقابي.
إن هذا التطور قد بلغ ذروته حينما ادركت الادارة ان المراقبة وجهاز الشراء والشحن والتخزين اقسام مترابطة متكاملة وتعمل معا لتحقيق الهدف العام للمشروع، وبذلك أصبحت تلك الاعمال تخضع تحت ادارة شخص واحد وهو مايسمى بمدير المشتريات.
ما أهمية وظيفة مدير المشتريات؟
تعد وظيفة مدير المشتريات من الوظائف الاساسية التي تسعى الى تحقيق اهداف المؤسسة، حيث تعتبر من الأعمدة الاسايية التي تعتبر عليها الاقسام الاخرى للمارسة نشاطاتها ، وذلك يضمن سير العمليات التشغيلية.
تساعد أيضاً على تلبية احتياطات المؤسسة بسعرأنسب ومن أفضل مصادر التوريد، وبذلك تكون الوظيفة قد تمت على أكمل وجه دون تقصير.
ماهي المسؤوليات التي يتحملها مدير المشتريات خلال وظيفته؟
إن المسؤليات التي يتحملها المدير كثيرة ومتعددة، مما يعكس هذا على اهمية هذه الوظيفة بالنسبة للشركات يمكننا تحديد هذه المسؤوليات فيما ياتي :
التخطيط
إن من المهام التي تقع على عاتق مدير المشتريات هي تحديد طرق الشراء وتطوير هذه الطريقة لتصبح اكثر ملائمة للشركة والموظفين، وتتحدد هذه الطريقة بناءاً على عدة معايير، كالكمية والجودة والسعر.
إجراء البحوثات
وذلك لان المشتريات هي الصلة الوحيدة بين المدير وسوق الأعمال، لذلك يجب على المدير أن يبقى على صلة من سوق الاعمال من ملال اجراء البحوثاتودراسات بشكل كامل ومستمر، لذلك يجب على المدير جمع المعلومات بشطل مستمر.
مراجعة طلبات الشراء
من مهام مدير المشتريات ان يراجع الطلبات المقدرمة من الإدارات الاخرى، وفي حال كان هنالك اي خلل فيها يتم التواصل مع الادارة الخاصة بها لاعادة هيكلتها بحيث تتلائم مع نظام الشركة ولا تتعارض مع خطة المؤسسة.
الجدولة الزمنية
يجب على مدير المشتريات ان يقوم بجدولة المشتريات الخاصة بالمؤسسة كي تلبي احتياجات المؤسسة وإدارتها كما يساعد ذلك على رفع الكفائة التخزينية لدى المؤسسة بالإضافة إلى جدولة البيانات المالية .
تحديد المخزون
يتم ذلك من خلال تعيين مستيوات المخزون مع المسؤولية التي تقع على عاتق المدير، بحيث تتم العملية بثلاث خطوات هي " الحد الأدنى للطب ونقطة اعادة الطلب والحد الافصى للطلب" .
إصدار أوامر الشراء
يتم هذا بعد اتفاق المدير مع المورد بسعر وجودة معينة يقوم مدير المشتريات بإصدار امر الى المورد يلكي يقوم بتعبئة المخازن بهذه المواد.
اعتماد عملية التسليم
تقوم إدارة المشتريات بالتعاون مع الشؤون القانونية وذلك للتاكد من عقود الشراء والفواتير، كما يقوم مدير المشتريات بفحص المواد المورّدة إليه عن طريق مختصين يقومون بالفحص والتاكد .
التخلص من المخزون الزائد
على مدير المشتريات التخلص من الاصنف الزائدة والتي اصبحت تشكل عبئا على المخزون.
سجل الآن: دورة إدارة المشتريات وأساليب تقليل التكلفة
ماهي أهداف وظيفة مدير المشتريات؟
تسعى الوظيفة الى تحقيف اهظاف المؤسسة، سواء كانت هذه الهداف ربحية ام غير ربحية. ومن هذه الاهداف:
توفير احتياجات المؤسسة
تقوم وظيفة المدير على على تلبية احتياجات المؤسسة ومساعدتها على تحقيق اهدافها واتمامها غلى الشكل الامثل.
الجودة العالية والتكلفة المنخفضة
من وظائف مدير المشتريات إتمام افضل صفقات الشراء او ما يسمى بالشراء الاقتصادي من هلال مراعاة الجودة السغر والخدمة
بقاء المؤسسة على تنافس
يمكن بقار المؤسسة على تنافس مع المؤسسات الاهرى وذلك من خلال تامين المواد التي تناقس بها المؤسسات الاخرى.
قيام العلاقات مع الموردين
إن قيام العلاقات القوية بين المدير والموردين امر مهم بالنسبة للموؤسسبة، فقد يساعد على النهوض يالؤسسة في المستقبل.
التنسق مع ادارات عديدة
يساعد التنظيم مع الادارات الاخرى على تنفيذ المهم المشتركة بشكل اسرع وبحودة اعلى .
إعداد كوادر مستقبلية
من اهم الامور التي تغفل عنا بعض المؤسسات وهي إعداد كوادر ادارية مستقبلية وذلك من اجل الاهتماد عليهم في المستقبل، ويعد هذا من اهم الاهداف التي تساعد على استمرار المؤسسة بعملها بكفائة عالية.
ماهي مراحل التي يتبعها مدير المشتريات لاتمام عملية الشراء؟
تقوم هذه العملية وفقا للاجراءات التي تتم والتي تساعد على تحقيق الاداء الامثل لهذه العملية. وإن هذه العملى قد تختلف من مؤسسة الى اخرى . ومن اهم المراحل نوضح مايلي :
استقبال طلبات الشراء ودارستها
إن الخطوة الاولى تتمثل في استقبال طلبات الذراء ودارستها مع إدارة المخازن او مع الإدارات الاخرى. وتعمل هذه الخطوة على دراسة طلبات الشراء للتاكد من امكانية تامين الاحتياجات المطلوبة في طلب الشراء.
تحديد المورد
بعد تحديد المورد يقوم مدير المشتريات بإصدار امر الشراء الذي يضم بيانات الشراء كأسم وعنوان كل من المؤسسة والمورد والكمية والصنف والجود وموعد التسليم ولذلك يعد تحديد المورد امرا مهما للمؤسسة
استلام الاصناف وبيعها
تتم هذه العملية كما ذكرنا سابقة بالمشاكرة بين مدير المشتريات والإدارات الاخرى د، وذلك للتاكد على البضائع المستلمة والتاكد من سلامتها ومطابقة للمواصفات المافق عليها، لذلك يعد استلام الاصناف وبيعها امرا مهما للمؤسسة
مراجعة الفواتير والمستندات
إن مدير المشتريات يتاكد من من الفواتير والمستندات، كما يتولى مسؤولية السجلات ومراجعتها ، كسجل اوامر التورد وسجل التورد وسجل الارباح السنوية، لذلك فإن مراجعة الفواتير والمستنظات امرا مهما للمؤسسة
ما هي أهم المهارات والكفاءات التي يجب أن يتمتع بها مدير المشتريات الناجح؟
المهارات والكفاءات الرئيسية التي ينبغي أن يتمتع بها مدير المشتريات الناجح في المنظمة تشمل:
1. المعرفة الشاملة بالسوق والموردين
- فهم عميق لأسواق المواد الخام والمنتجات المطلوبة.
- معرفة واسعة بالموردين والجهات المزودة، وخبرتهم وكفاءتهم.
- القدرة على تحليل الاتجاهات والتطورات في سوق المشتريات.
2. مهارات التفاوض والتفاعل الاجتماعي
- القدرة على التفاوض والتعامل بفعالية مع الموردين.
- مهارات الاتصال والتواصل الجيد مع جميع الأطراف المعنية.
- القدرة على بناء وتعزيز العلاقات طويلة الأمد مع الموردين.
3. التخطيط والتنظيم والإدارة الفعالة
- القدرة على التخطيط الاستراتيجي وإعداد الميزانيات والجداول الزمنية.
- مهارات التنظيم وإدارة الموارد والوقت بكفاءة.
- القدرة على اتخاذ القرارات الصائبة وحل المشكلات بفعالية.
4. المعرفة التقنية والتكنولوجية
- إلمام بأنظمة وتقنيات إدارة المشتريات الحديثة.
- القدرة على استخدام التكنولوجيا لتحسين عمليات المشتريات.
- فهم واسع للتطورات والابتكارات في مجال الموردين والمواد.
5. التوجه نحو العملاء والجودة
- التركيز على تلبية احتياجات العملاء والحفاظ على جودة المنتجات.
- القدرة على التعاون الوثيق مع وظائف أخرى في المنظمة.
- التحفيز المستمر للتحسين والتطوير في عمليات المشتريات.
ما هي أفضل الممارسات والتطورات الحديثة في مجال إدارة المشتريات التي يمكن للمنظمة الاستفادة منها؟
هناك عدد من الممارسات والتطورات الحديثة في مجال إدارة المشتريات التي يمكن للمنظمة الاستفادة منها:
1. التخطيط الاستراتيجي للمشتريات
- إعداد استراتيجية شاملة للمشتريات تتماشى مع أهداف المنظمة.
- تحليل الاحتياجات طويلة الأجل والتخطيط المسبق للمواد والخدمات المطلوبة.
- المواءمة بين استراتيجية المشتريات واستراتيجية المنظمة ككل.
2. الشراكات الاستراتيجية مع الموردين
- بناء علاقات طويلة الأمد وتعاون وثيق مع الموردين الرئيسيين.
- المشاركة في تطوير المنتجات والخدمات مع الموردين.
- تقاسم المعلومات والبيانات لتعزيز الشفافية والتخطيط المشترك.
3. الشراء الإلكتروني والتكنولوجيا الحديثة
- استخدام منصات الشراء الإلكتروني لتحسين الكفاءة والشفافية.
- تطبيق تقنيات تحليلات البيانات الضخمة لاتخاذ قرارات مستندة على البيانات.
- الاستفادة من التقنيات الناشئة مثل الذكاء الاصطناعي وتكنولوجيا سلسلة الكتل.
4. المسؤولية الاجتماعية والاستدامة
- إدراج معايير الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية في عمليات المشتريات.
- التعاون مع الموردين لتطوير حلول صديقة للبيئة وأكثر استدامة.
- إجراء تقييم دوري لأداء الموردين من منظور الاستدامة.
5. إدارة المخاطر والمرونة في سلسلة التوريد
- تحديد وتقييم المخاطر في سلسلة التوريد وتطوير خطط التخفيف.
- بناء مرونة في سلسلة التوريد لمواجهة التحديات والاضطرابات.
- تنويع مصادر التوريد والبحث عن موردين بديلين.
ماهي المشاكل التي تواجهها المؤسسة عند رصد عقود الشراء؟
على الرغم من الجهود المبذولة من المؤسسات تذلك من اجل رصدعقود الشراء، الا أن ان هذا الرصد رغم المخازلة فإنه لايحظى بمرتبة عالية في دورة حياة الشراء
إن الهدف الرئيسي لمديرين وموظفين العقود كان منح العقود الشرائية الوقت المناسب لدعم تنفيذ البرنامج ودعم الاستفادة من الخدمة قدر المستطاع .
الأسئلة الشائعة حول وظيفة مدير المشتريات
ماهي المشكلات ااني يوجهها مدير المستريات؟
إن عدم توافر الموردين يعد من المشكلات الاساية التي يواجهها مدؤر المشتريات، فالاختيارات القليلة تجعل من مفهوم الاختيار امرا صعبا على عاتق المدير .
ما أهمية تقييم العقود بين المدير والموردين؟
إن تقييم عقد معين بشكل منتظم يعد امرا مهما وذلك لتوفير الخدمات والسلع في الموعد المحدد، وفي حدود الميزانية المحتملة والوفاء بالمعايير النوعية، ولاسيما للعقود الاكثر تعقيدا .
في النهاية، تعد وظيفة مدير المشتريات من العوامل الاساسية التي تساعد على تحسين المؤسسة.
لمعرفة المزيد حول الدورات التي تقدمها أكاديمية سوربون للتدريب تواصل معنا، حيث نقدم الدورات التدريبية في العديد من البلدان وعواصم العالم مثل دورات تدريبية في السعودية.