كتابة التقارير الفعالة: نصائح لتنظيم المعلومات بشكل منطقي
في عالم الأعمال والمؤسسات، التقارير هي أداة قوية لنقل المعلومات والتوصيات بفعالية. ومع ذلك، فإن كتابة تقرير فعال لا يكون أمرًا سهلاً دائمًا. أحد العناصر الحاسمة في إنشاء تقرير مؤثر هو التنظيم المنطقي للمعلومات. في هذه المقالة، سنستكشف عددًا من النصائح العملية لتنظيم المعلومات بطريقة متماسكة وفعالة، مما يساعد على إنشاء تقارير تؤدي إلى نتائج إيجابية.
ما هي التقارير الفعالة؟
.jpg "ما هي التقارير الفعالة؟")
التقرير هو في جوهره مستند قصير ومختصر وواضح، يتم إعداده لهدف محدد وجمهور معين. وغالبًا ما يركز التقرير على تحليل موقف أو مشكلة معينة، ثم يقدم توصيات ملموسة لاتخاذ القرارات المستقبلية.
بما أن التقرير يُعرف بأنه "ورقة حقائق"، فإن الأهمية القصوى تكمن في توفير معلومات واضحة وموجزة وجيدة التنظيم. حيث يجب أن يكون التقرير منظمًا بشكل جيد ويسهل قراءته وفهمه بسرعة من قبل المستخدم النهائي.
ماهي أنواع التقارير؟
على الرغم من عدم وجود تصنيف عالمي موحد لأشكال التقارير، هناك بعض الفئات الشائعة والمفيدة في دراسة واستخدام التقارير:
- التقارير الرسمية مقابل التقارير غير الرسمية
- التقارير الطويلة مقابل التقارير القصيرة
- التقارير الإعلامية مقابل التقارير التحليلية
- تقارير المقترحات
- التقارير الرأسية مقابل التقارير الجانبية
- التقارير الداخلية مقابل التقارير الخارجية
- التقارير الدورية
- التقارير الوظيفية
هذه الفئات المختلفة للتقارير تساعد في فهم الهيكل والغرض والمحتوى المناسب لكل نوع من أنواع التقارير، وهي تعد إطارًا مفيدًا لدراسة التقارير واختيار النوع الأنسب للهدف المطلوب.
ان كنت تريد معرفة المزيد عن الدورات التدريبية التي تقدمها أكاديمية سوربون للتدريب، تواصل معنا
1- التقارير الرسمية وغير الرسمية
التقارير الرسمية تتميز بالتنظيم الشديد والحياد والترتيب المنطقي. حيث تحتوي على الكثير من التفاصيل وتلتزم بصيغة كتابية محددة، مع تجنب استخدام ضمائر المتكلم.
بالمقابل، التقارير غير الرسمية هي عبارة عن رسائل قصيرة كتبت بلغة طبيعية اعتيادية، مشابهة للّغة المستخدمة في الحياة اليومية.
والاختلاف الرئيسي بين النوعين هو درجة الرسمية والتنظيم والتفاصيل. فالتقارير الرسمية تتطلب صياغة لغوية محكمة وهيكلة منطقية، بينما التقارير غير الرسمية تكون أكثر مرونة وأقرب إلى التعبير الشخصي.
2- التقارير الطويلة أو القصيرة
صيغة تصنيف التقارير حسب طولها قد تكون إلى حد ما غير دقيقة. فما يعتبر تقريرًا قصيرًا (صفحة واحدة) وآخر طويلاً (20 صفحة) هو أمر نسبي وليس مطلقًا. فأي عتبة يصبح عندها التقرير القصير طويلاً؟
ومن الصعب وضع معايير جامدة لتصنيف التقارير بحسب طولها. ومع ذلك، يمكن القول إنه عمومًا كلما كان التقرير أطول كان أكثر رسمية وتنظيمًا. أما التقارير القصيرة غالبًا ما تكون أقل رسمية وأكثر مرونة في الصياغة، بينما التقارير الطويلة تميل إلى أن تكون أكثر هيكلية وتفصيلية.
3- التقارير الإعلامية أو التحليلية
التقارير الإعلامية مثل التقارير السنوية والتقارير المالية، تهدف إلى نقل المعلومات المهمة والواضحة داخل الشركة أو المؤسسة. وهذه التقارير تحتوي على بيانات ومعلومات قيمة يتم تبادلها بين أجزاء مختلفة من المنظمة.
أما التقارير التحليلية، فتهدف في المقام الأول إلى تحليل مشكلات معينة وتقديم حلول لها. وهذه التقارير تهدف إلى إجراء دراسة متعمقة لمشكلات معينة لتقديم توصيات وتحليلات قيمة.
4- تقارير المقترحات
تقارير الاقتراح هي نوع من التقارير التي تهدف إلى إيجاد حلول لمشاكل محددة. وهذه التقارير عادةً ما تتضمن خطط من شركات معينة لتلبية احتياجات شركة أو مؤسسة أخرى. وغالباً ما تعلن المؤسسات الحكومية عن هذه الاحتياجات من خلال نشر "دعوات لتقديم المقترحات" أو "Requests for Proposal (RFP)". وبناءً على هذه الدعوات، تقدم الشركات المختلفة تقاريرهم والتي توضح فيها كيف يمكنهم حل المشكلة المطروحة ومعالجتها.
5- التقارير الرأسية أو الجانبية
ينقسم التصنيف التقريري داخل المؤسسة على أساس اتجاه تدفق التقارير. حيث أن التقارير المنتقلة من الإدارة العليا إلى الموظفين أو العكس، والتي تتبع السلم الوظيفي، تُعرف بالتقارير الرأسية (Vertical Reports). أما التقارير المتبادلة بين الموظفين ضمن القسم الواحد أو بين أقسام مختلفة على نفس المستوى الوظيفي، فتُسمى بالتقارير الجانبية (Lateral Reports).
6- التقارير الداخلية أو الخارجية
كما يشير اسمها، التقارير الداخلية هي تلك التي يتم تبادلها ضمن حدود المؤسسة الواحدة. وفي المقابل، التقارير الخارجية هي تلك التي تنتقل بين مؤسسات مختلفة، مثل التقارير السنوية أو المالية التي تُشارك بها الشركات مع الأطراف الخارجية.
7- التقارير الدورية
التقارير الدورية يتم إصدارها بشكل منتظم وفق جدول زمني محدد. وهذه التقارير تُرسل عادةً بشكل رأسي من الموظفين إلى المديرين، وتخدم بشكل رئيسي أغراض الرقابة الإدارية. في هذا السياق، تساهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات المُنشأة آليًا بواسطة الحاسوب في توحيد وتنظيم هذه التقارير الدورية.
8- التقارير الوظيفية
هذا التصنيف يشمل مجموعة متنوعة من التقارير المختلفة، والتي يتم تسميتها بناءً على الغرض الأساسي من إعدادها. تحت هذا التصنيف نجد:
- التقارير المالية
- تقارير التسويق
- التقارير المحاسبية
اقرا المزيد: دورات المحاسبة والمالية
خطوات كتابة التقارير
بعد التعرف على أنواع التقارير المختلفة، قد تتساءل عن كيفية كتابتها. وعلى الرغم من تنوع أشكال التقارير واختلاف أغراضها، إلا أن الطريقة الأساسية لكتابة التقرير وخطوات إعداده واحدة وتنطبق على جميع الأنواع. وتتضمن هذه الخطوات الأساسية ما يلي:
1- تحديد الشروط المرجعية
لتحديد الشروط المرجعية للتقرير، ابدأ بقراءة الإرشادات والمعلومات الإضافية المقدَّمة لك حول كيفية كتابة التقارير. ثم ابدأ في التفكير في الهدف من التقرير من خلال طرح الأسئلة التالية على نفسك:
1- ما الموضوع الذي يتناوله التقرير؟
2- ما الأمور التي تحتاج الحصول عليها من هذا التقرير؟
3- لماذا تحتاج هذه المعلومات؟
4- متى تحتاج هذا التقرير (أو المعلومات الواردة فيه)؟
5- لمن يُوجَّه هذا التقرير؟ من هو الجمهور المستهدف لقراءة التقرير؟
بعد الإجابة على هذه الأسئلة وتجميع المعلومات المقدَّمة إليك حول التقرير، ستكون لديك خطة عامة عن ما يجب أن يتضمَّنه التقرير.
2- تحديد إجراءات الكتابة
في هذه المرحلة، عليك أن تخطّط كيفية البحث عن المعلومات وطريقة كتابة التقرير المناسبة. لتحقيق ذلك، عليك الإجابة على الأسئلة التالية:
ما هي المعلومات التي احتاج إليها لكتابة التقرير؟
هل احتاج إلى أي قراءات إضافية قبل البدء؟
ما هي المقالات أو المستندات التي أحتاج إليها؟
هل أحتاج للتواصل مع المكتبات أو أي جهات معيّنة لاستكمال التقرير؟
هل يحتاج التقرير إلى إجراء مقابلات مع أشخاص معيّنين أو مراقبة عيّنة ما؟
هل يجب عليّ تسجيل بيانات معيّنة؟
كيف سأحصل على كلّ معلومة من المعلومات أعلاه؟ (مقابلة الأشخاص، العثور على المقالات...الخ).
بمجرّد الإجابة على هذه الأسئلة، ستكون قد حددت الطريق الذي عليك أن تسلكه والخطوات التي يجب أن تتبعها من أجل كتابة التقرير.
3- العثور على المعلومات
الخطوة التالية هي البحث عن المعلومات اللازمة لتقريرك. ولتحقيق ذلك، قد تحتاج إلى قراءة المراجع والمصادر المختلفة، إجراء مقابلات مع الأفراد، مراقبتهم، أو أي سبل أخرى لجمع المعلومات.
وفي هذه الخطوة، تأكد من أن المعلومات التي تعثر عليها مناسبة وذات علاقة بموضوع التقرير وأثناء البحث، احرص على الالتزام بمعايير تقييم التقرير والإرشادات المعطاة لك، بالإضافة إلى الجدول الزمني للتنفيذ. وذلك لضمان بقائك على الطريق الصحيح.
4- تحديد الهيكل العام للتقرير
تتميز التقارير بوجود هيكل عام موحد، ولكن قد تختلف في بعض العناصر بناءً على عوامل مختلفة، مثل:
1-نوع التقرير: سواء كان علمياً أو مخبرياً أو وظيفياً أو غيرها.
2- درجة رسمية التقرير.
3- طول التقرير.
4- وعليه، قد يتضمن هيكل التقرير العناصر التالية:
5- خطوات حل المشكلة (المطروحة في التقرير).
6- النتائج (الحلول) التي تم العثور عليها.
7- الخاتمة.
8- التوصيات.
9- المراجع/ الببليوغرافيا.
10- الملاحق.
5- إعداد المسودة الأولية
بعد إنشاء الهيكل العام للتقرير، ابدأ على الفور في كتابة العناوين الرئيسية وملء المعلومات اللازمة تحتها. ثم قم بإنجاز كتابة المسودة الأولية للشروط المرجعية، وخطوات حل المشكلة، والنتائج الرئيسية. وثم انتقل إلى العمل على الملاحق، هناك فرق بين المعلومات التي تُدرج في قسم النتائج والتي تُدرج في الملاحق:
النتائج: تمثل ملاحظاتك ومقابلاتك وقراءاتك خلال مرحلة البحث، إضافة إلى عناصر أخرى كالصور والرسومات البيانية.
الملاحق: معلومات طويلة جدًا أو ثانوية/مكملة للمعلومات الرئيسية في التقرير، مثل المنشورات والجداول وبيانات.
ثم حدد بعناية أي المعلومات ستدرج في القسمين المختلفين.
6- تحليل المعلومات التي تم العثور عليها وتحضير الخاتمة
الخاتمة هي المرحلة التي يتم فيها تحليل المعلومات التي تم جمعها وترجمتها. لكي تقوم بذلك، عليك قراءة كل ما تم جمعه بعناية، ثم طرح الأسئلة التالية على نفسك:
ما هي المعلومات التي تم جمعها؟
ما أهمية هذه المعلومات وقيمتها؟
ما الذي تعنيه هذه المعلومات أو البيانات؟
على سبيل المثال، يمكنك شرح كيف يمكن للمعلومات المجمعة أن توضح سبب حدوث المشكلة المتناولة في التقرير، وأهميتها بالنسبة للشركة، أو الآثار المستقبلية المحتملة في حال استمرار الوضع.
تأكد من عدم إضافة أي معلومات جديدة في الخاتمة.
7- تقديم التوصيات
التوصيات هي الحلول أو الاقتراحات التي تعتقد أنه يجب اتخاذها لمعالجة المشكلة المتناولة في التقرير. ولكتابة التوصيات، اتبع الخطوات التالية:
- أعد قراءة ما توصلت إليه في الخاتمة.
- فكر في الإجراءات أو الخطوات التي يجب على الشخص أو الجهة المعنية اتخاذها أو تجنبها.
- تأكد من أن توصياتك عملية وموضوعية، وتستند بشكل منطقي إلى ما تم استنتاجه في الخاتمة.
- اكتب التوصيات بتفصيل كاف لتمكين القارئ من فهم ما يجب القيام به.
8- إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات
بعض التقارير تتطلب وجود ملخص تنفيذي و/أو فهرس محتويات. على الرغم من أن هذه الأقسام تأتي في بداية التقرير، إلا أنه لا يمكن إعدادها إلا بعد الانتهاء من كتابة التقرير بأكمله وتحديد الهيكل العام والتوصيات.
الملخص التنفيذي هو ملخص موجز بحوالي 100 كلمة يهدف إلى إطلاع القراء على موضوع التقرير وأهم التوصيات الواردة فيه.
9- كتابة قائمة المراجع
قائمة المراجع هي قائمة بجميع المصادر والمراجع التي استُخدمت في كتابة التقرير. وعادةً ما يتم استخدام نظام APA لتوثيق المراجع، ولكن قد يكون من الضروري استخدام أنظمة توثيق أخرى في بعض الحالات.
10- المراجعة النهائية والتدقيق
المراجعة هي الخطوة الأخيرة في عملية الكتابة. وعليك التأكد من الآتي قبل تسليم النسخة النهائية:
- التقرير يتوافق تمامًا مع المطلوب في الإرشادات الأولية.
- جميع الأجزاء الأساسية للتقرير موجودة ومرتبة بشكل صحيح.
- المعلومات صحيحة ومنطقية ولا توجد ثغرات.
- القضية الأساسية منطقية والمعلومات تدعم الخاتمة والتوصيات.
- جميع المصطلحات والرموز والاختصارات موضحة في التقرير.
- جميع الرسوم البيانية والرسومات مرقمة ومُوصوفة.
- التنسيق العام للتقرير صحيح بما في ذلك الترقيم والعناوين.
- لغة التقرير مقروءة وصحيحة نحويًا وإملائيًا.
سجل الأن: دورة إعداد و كتابة التقارير المالية
أبرز النصائح للتنظيم المنطقي للتقارير وجعلها أكثر فعالية وتأثيرًا
هناك عدة نصائح لجعل التقارير أكثر فعالية وتأثيرًا:
1- تنظيم الفكرة الرئيسية: ضع الفكرة الرئيسية أو الهدف الأساسي للتقرير في مقدمته بطريقة واضحة ومباشرة. وهذا سيساعد القارئ على فهم النقطة المركزية للتقرير.
2- استخدام التتابع المنطقي: رتب المعلومات في التقرير بطريقة متسلسلة ومنطقية. ابدأ بالخلفية والسياق، ثم انتقل إلى التحليل والنتائج، وأخيرًا الاستنتاجات والتوصيات.
3- تقسيم المحتوى إلى أقسام واضحة: استخدم عناوين فرعية وأقسام منظمة لجعل التقرير سهل القراءة والفهم. وهذا يساعد القارئ على التنقل بسهولة عبر المحتوى.
4- استخدام البنية التنظيمية المناسبة: اختر النموذج التنظيمي الأنسب لنوع التقرير، مثل التنظيم الزمني أو المشكلة-الحل أو التحليل SWOT.
5- الربط بين الأفكار: استخدم جمل انتقالية وروابط منطقية لربط الأفكار والمفاهيم داخل التقرير. وهذا يساعد على تدفق المعلومات بشكل طبيعي.
6- التركيز على الصلة والأهمية: تأكد من أن كل معلومة في التقرير مرتبطة بالهدف الرئيسي وتسهم في إيصال الرسالة بشكل فعال.
بتطبيق هذه الاستراتيجيات للتنظيم المنطقي للمعلومات، يمكن للكُتاب تحويل التقارير من مجرد مجموعة من الحقائق إلى أدوات قوية للتأثير والإقناع. وعندما يكون المحتوى منظمًا بشكل جيد وسهل الفهم، فإنه يساعد المتلقين على استيعاب الرسالة بوضوح والتفاعل معها بشكل أفضل. في النهاية، التنظيم المنطقي هو المفتاح لكتابة تقارير فعالة وذات تأثير.
الأسئلة الشائعة حول كتابة التقارير
ما هي النصائح لكتابة مقدمة قوية للتقرير؟
- اذكر الموضوع الرئيسي للتقرير بشكل واضح ومختصر.
- اجذب انتباه القارئ من خلال طرح سؤال أو تقديم إحصائية مثيرة للاهتمام.
- حدد الغرض من التقرير واهدافه.
ما هي الأدوات التي يمكن استخدامها لتنظيم المعلومات في التقرير؟
- الجدول: يستخدم لتنظيم البيانات الرقمية.
- الرسم البياني: يستخدم لتمثيل البيانات بصريًا.
- العناوين الفرعية: تُستخدم لتنظيم المعلومات إلى أقسام واضحة.
- جمل الانتقال: تُستخدم لربط الأفكار والمفاهيم داخل التقرير.
تقدم أكاديمية سوربون للتدريب دورات تدريبية في العديد من المجالات الادارية والمهنية، بالاضافة الى انها تقدم دورات تدريبية في العديد من البلدان والعواصم، حيث تقدم دورات تدريبية في فيينا