تخطيط استمرارية العمل: كيف يمكننا إعداد التخطيط الأمثل
ما هو تخطيط استمرارية العمل؟
مصطلح "تخطيط استمرارية العمل" يشير إلى استعداد المنظمات للتعافي بعد وقوع كارثة. يعد هذا التخطيط نظامًا أو إجراءً وقائيًا يتبعه المؤسسات والشركات للوقاية من التهديدات التي قد تؤثر على سير عملها.
يتضمن التخطيط وضع آليات وخطط لحماية الأصول والموظفين وتمكينهم من العودة إلى العمل في حالات الطوارئ، وتقليل فترة التعطل عند وقوع الكوارث.
يتم اعتبار جميع المخاطر المهمة التي قد تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على عمليات المؤسسة في تخطيط استمرارية العمل. وبالتالي، يعد هذا التخطيط جزءًا أساسيًا من استراتيجيات إدارة المخاطر.
من بين المخاطر المحتملة تشمل الهجمات الإلكترونية والكوارث الطبيعية مثل الفيضانات والحرائق والزلازل والظروف الجوية القاسية، فضلاً عن تهديدات أخرى.
ان اردت معرفة المزيد عن الدورات التي تقوم بتقديمها أكاديمية سوربون للتدريب تواصل معنا.
ما هي أهمية تخطيط استمرارية العمل؟
تتعرض الشركات التجارية خلال مسيرتها لمجموعة متنوعة من الكوارث، وتتراوح شدتها بين الطفيفة والكارثية. وبالرغم من أن الإغلاق النهائي للشركة غير مقبول في ساحة الأعمال، إلا أن استمرارية العمل أمر حيوي للحفاظ على الأمان التشغيلي وولاء العملاء. وبالتالي، ينبغي وجود خطة استمرارية الأعمال.
يُعتبر تخطيط استمرارية العمل جزءًا أساسيًا من أي نشاط تجاري ناجح. فكل تهديد أو اضطراب يتسبب في خسائر في الإيرادات وزيادة في التكاليف، وبالتالي تنخفض الأرباح. لا يمكن للشركات الاعتماد على خدمات التأمين وحدها، حيث لا تُغطي تكاليف كافية وتعرض الشركات لخطر فقدان العملاء لصالح المنافسين. لذا يجب إعداد خطة استعداد وتأهب مسبقًا.
على سبيل المثال، عندما تكون هناك شركة تمويل متواجدة في إحدى المدن الكبرى، يمكن أن تشمل خطة استمرارية العمل لديها نسخ المعلومات والبيانات الخاصة بالعملاء على خوادم خارجية خارج موقع الشركة. وبالتالي، في حالة حدوث أي مشكلة في مقر الشركة، لا يوجد قلق بشأن فقدان تلك البيانات، حيث يمكن الوصول إليها من أي فرع تابع للشركة.
ومع ذلك، هناك نقطة بالغة الأهمية يجب أخذها في الاعتبار، وهي أن خطة استمرارية العمل قد لا تكون فعالة عندما تؤثر الكارثة على عدد كبير من الأشخاص، مثل انتشار الأوبئة والأمراض. ومع ذلك، فإنها قادرة على تحسين إدارة المخاطر والحد من انتشار آثارها بشكل كبير، مما يترتب عليه توفير التكاليف.
اقرأ المزيد: دورات إدارة التخطيط الاستراتيجي
ما هي المكونات الرئيسية لتخطيط استمرارية العمل؟
وضع تخطيط قوي لاستمرارية العمل يعني زيادة الثقة في قدرة الشركة على التعافي والاستجابة بسرعة وكفاءة عند حدوث اضطرابات. بالإضافة إلى ذلك، يهدف التخطيط القوي أيضًا إلى تجنب استياء العملاء وتقليل الجداول الزمنية للتعافي والعودة إلى النشاط بسرعة.
يترتب على ذلك زيادة الثقة في فريق العمل. ومن أجل تحقيق ذلك، يجب تضمين العناصر الخمسة التالية في خطة استمرارية العمل.
تحديد المخاطر وتأثيرها على العمليات
تحديد المخاطر وتأثيرها على العمليات يعد أمرًا حاسمًا في أي خطة لاستمرارية العمل. يتوقف نجاح هذه الخطة على قدرة الشركة على تحديد المخاطر المحتملة بدقة وتحديد نقاط الضعف الداخلية والخارجية التي قد تواجهها.
يمكن أن تتضمن المخاطر الكوارث الطبيعية أو الهجمات السيبرانية، ومع ذلك، باستخدام عملية تحديد دقيقة لما قد تواجهه الشركة، يمكن البدء في وضع خطط لمنع تلك المخاطر أو تخفيف تأثيرها.
التخطيط لاستجابة فعال
بعد تحديد التهديدات والمخاطر التي قد تواجه طريق عمل الشركة، يصبح التخطيط لاستجابة فعالة أمرًا ضروريًا. يجب أن تتضمن الخطة منهجية وخطة فعالة تغطي جميع المخاطر المتوقعة وتحدد استراتيجية للاستجابة التي تناسب تلك المخاطر، سواء كان ذلك من خلال منعها تمامًا أو تخفيف تأثيرها إلى أقصى حد ممكن.
يجب أن تحتوي الخطة على حلول وإجراءات وقائية مفصلة خطوة بخطوة، وتحدد الأشخاص الذين سيشاركون في تنفيذها، وتوضح الموارد المتاحة التي يمكن استخدامها، وتضع جداول زمنية لإتمام تلك الإجراءات. هذا يهدف إلى تنفيذ استجابة سريعة وفعالة في حالة حدوث المخاطر المحتملة.
تضمن وجود خطة استجابة متكاملة ومفصلة للمخاطر المتوقعة قدرة الشركة على التعامل معها بشكل أفضل وتقليل التأثيرات السلبية على الأعمال التجارية. إن وضع خطة استجابة فعالة يساعد على تنظيم الجهود وتوجيهها بشكل فعال، ويعزز ثقة الفريق بقدرتهم على التعامل مع التحديات والاضطرابات بنجاح.
توزيع الأدوار والمسؤوليات
لكي يتمكن الأفراد من مواجهة أي أزمة أو حادث بثقة، يجب أن يكونوا على علم بدورهم الاستراتيجي والمسؤوليات المطلوبة منهم. وبالتالي، عند إعداد خطة استمرارية العمل، ينبغي على الإدارة العليا وصف كل دور وتحديد المسؤول الذي سيتولاه عند حدوث الكارثة.
عادةً، يتم تكليف كبار الموظفين بمهام الاستجابة في مثل هذه الحالات، خاصةً إذا كانوا يتوقع أن يكون لهم دور قيادي أثناء الأزمات. ومع ذلك، يعتمد ذلك بالطبع على حجم الخطر المواجه ونوع العمل.
بمجرد تحديد الأشخاص، يجب تحديد مسؤولياتهم وأدوارهم بوضوح حتى يتمكنوا من الاستجابة بكفاءة وسرعة. ينبغي أيضًا تحديد الموارد التي قد يحتاجون إليها أثناء الاستجابة ليتمكنوا من استخدامها بأولوية قبل بقية أعضاء الفريق. هذا يهدف إلى ضمان تنفيذ استجابة فعالة وتخصيص الموارد بشكل مناسب خلال الأزمة.
التواصل الفعال
يعد التواصل الفعال من أمور الأهمية القصوى خلال عملية الاستجابة. يساهم التواصل الداخلي داخل الشركة في تهدئة أعضاء الفريق وإبلاغهم بأن الشركة تتخذ خطوات فعالة للتعافي ولا يوجد سبب للقلق. بالإضافة إلى ذلك، يجب التواصل مع الموردين والعملاء خارج الشركة وتطمينهم بأن كل شيء يسير وفقًا للخطة.
لتحقيق ذلك، ينبغي أن يتضمن خطة استمرارية العمل قائمة بجميع جهات الاتصال الرئيسية التي يجب التواصل معها. يجب أيضًا استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وجميع المنصات الإلكترونية المملوكة للشركة.
وجود هذه القوائم مسبقًا يسرع عمليات الاتصال في حالات الأزمات وإدارة المشكلات، ويساعد في التأكد من أن جميع الموظفين والعملاء والموردين يكونون على اطلاع دائم على جميع التطورات.
الاختبار والتدريب
تخطيط استمرارية العمل ليس مجرد مخطط نظري، بل يتطلب اختبار فعالية الخطة بشكل منتظم وتدريب الموظفين على كيفية الاستجابة بفعالية. يتم ذلك من خلال تقديم سيناريوهات عملية وتطبيقها.
تساعد هذه الاختبارات في تقييم نتائج خطة استمرارية العمل وتحديد نقاط الضعف في النظام وتحسينها، وتحديث الإجراءات قبل حدوث كارثة حقيقية. بالإضافة إلى ذلك، يساعد اختبار الخطة في التأكد من فهم الموظفين المسؤولين عن الاستجابة لأدوارهم.
باستمرار إجراء هذه الاختبارات والتدريبات، يتم تعزيز استعداد الشركة لمواجهة الأزمات والحد من التأثيرات السلبية المحتملة. وبناءً على النتائج المستمرة، يمكن تحديث وتعزيز خطة استمرارية العمل لضمان الاستجابة الفعالة في حالات الطوارئ.
في النهاية، هذه كانت واحدة من الخطط والاستراتيجيات لإدارة الأزمات في الشركات التجارية من خلال تنفيذ خطة استمرارية العمل. إذا كنت ترغب في تعلم كيفية القيادة أثناء الأزمات، يمكنك التسجيل في برنامج تدريب إدارة الأزمات عبر الإنترنت والحصول على شهادة معتمدة في هذا المجال.
كيف يمكن تحديد الأهداف والأولويات الرئيسية لخطة استمرارية العمل؟
هناك عدة خطوات أساسية لتحديد الأهداف والأولويات الرئيسية لخطة استمرارية العمل:
1. تحليل الأعمال الحرجة
- تحديد الأنشطة والعمليات الحيوية للشركة التي يجب استمرارها خلال أوقات الأزمات.
- تقييم الآثار المحتملة على الأعمال في حال توقف هذه الأنشطة الحرجة.
2. تقييم المخاطر والتهديدات
- تحديد المخاطر والتهديدات التي قد تعطل استمرارية الأعمال (مثل الكوارث الطبيعية، الهجمات السيبرانية، انقطاع التوريد، إلخ).
- تقييم احتمالية حدوث هذه المخاطر والآثار المحتملة على العمليات الحرجة.
3. تحديد الأهداف الرئيسية
- وضع أهداف واضحة لضمان استمرارية العمليات الحرجة خلال حالات الطوارئ.
- تحديد الحد الأدنى المقبول من المستويات التشغيلية والخدمية.
4. ترتيب الأولويات
- ترتيب الأعمال والعمليات الحرجة حسب الأهمية وأثرها على استمرارية الأعمال.
- تحديد أية موارد أو قدرات حرجة يجب حمايتها أو استعادتها بأسرع وقت ممكن.
5. المواءمة مع أهداف الشركة
- ربط أهداف خطة استمرارية العمل مع الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية للشركة.
- التأكد من أن الأولويات تتماشى مع أولويات الشركة وتدعم استراتيجيتها.
ما هي الخطوات الضرورية لضمان استمرارية الأعمال التجارية الحرجة خلال أوقات الأزمات؟
إليك الخطوات الأساسية لضمان استمرارية الأعمال التجارية الحرجة خلال أوقات الأزمات:
1. تحديد العمليات الحرجة
- قم بتحليل أنشطة الأعمال وحدد العمليات والأنظمة الحرجة التي يجب الحفاظ عليها بأي ثمن.
- ركز على الخدمات والمنتجات الأساسية التي لا يمكن للشركة الاستغناء عنها.
2. إعداد خطة الاستمرارية
- قم بتطوير خطة شاملة لاستمرارية الأعمال تتضمن الإجراءات والموارد اللازمة.
- حدد الأدوار والمسؤوليات الواضحة لكل فرد في حالات الطوارئ.
3. تعزيز قدرات البنية التحتية
- تأكد من قدرة البنية التحتية التكنولوجية على الصمود في وجه الأزمات.
- وفر نسخ احتياطية وإجراءات لاستعادة البيانات والأنظمة في حالة توقفها.
4. إدارة الموارد البشرية
- وفر تدريب وتوجيه للموظفين حول إجراءات الطوارئ والاستجابة للأزمات.
- ضع خطط لضمان توفر الموظفين الرئيسيين أو توزيعهم بشكل بديل.
5. تعزيز سلسلة التوريد
- حدد الموردين والشركاء الحرجين وطور خطط بديلة لسلسلة التوريد.
- حافظ على مخزون كاف من المواد الأساسية والموارد الضرورية.
6. الاتصالات الفعالة
- وضع خطة اتصالات شاملة لإبقاء الموظفين والعملاء والشركاء على اطلاع.
- تأكد من وجود قنوات اتصال متعددة وموثوقة للتواصل في حالات الطوارئ.
سجل الأن: دورة إدارة المخاطر وإستمرارية الاعمال
في الختام، يعد تخطيط استمرارية العمل عنصرًا حيويًا لضمان استدامة المؤسسات في مواجهة التحديات. من خلال تحديد المخاطر وتطوير استراتيجيات فعالة، يمكن تحقيق التخطيط الأمثل الذي يضمن استمرارية العمليات. يجب أن يكون التخطيط مرنًا وقابلًا للتكيف مع التغيرات لضمان النجاح المستدام.
الأسئلة الشائعة في استمرارية العمل
ما هي مفهومات التعافي من الكوارث واستمرارية الأعمال؟
يُعتبر التعافي من الكوارث جزءًا فرعيًا من خطة استمرارية الأعمال. بينما يركز التخطيط للاستمرارية على الحفاظ على جميع جوانب أداء الأعمال خلال حوادث التخريب والأحداث القاهرة، يُركز التعافي من الكوارث على أنظمة تكنولوجيا المعلومات أو أي تقنيات تدعم وظائف العمل.
ما هو مبدأ إدارة مخاطر الأعمال؟
الإطار الذي يتم استخدامه لإدارة مخاطر المؤسسة هو مجموعة من المبادئ والإجراءات التي تساعد المنظمة على التعامل مع المخاطر المتوقعة، بهدف تحقيق أهدافها بنجاح. بالمعنى الواسع، تساعد حلول إدارة المخاطر في تحقيق مهمتين أساسيتين: حماية المؤسسة من التلف والأذى، وإيجاد الفرص لتحسين أداء الأعمال. إذا تم تنفيذ إدارة المخاطر بشكل صحيح، فإنها تسهم في تمكين استمرارية الأعمال.