إدارة الوثائق: إستراتيجيات لتنظيم وتبسيط سير عملك

تعد إدارة الوثائق أمرًا حيويًا لأي مؤسسة أو شركة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة، حيث تساعد في تنظيم وإدارة كافة الوثائق والمعلومات المتعلقة بعمل المؤسسة أو الشركة، والتي يمكن أن تكون بطرق مختلفة مثل الوثائق الورقية والإلكترونية والصور والفيديو وغيرها.
وتساعد إدارة الوثائق على تحسين كفاءة العمل والحفاظ على الوثائق والمعلومات بشكل آمن ومنظم، ويعد نظام إدارة الوثائق من الحلول الفعالة التي تساعد على تحقيق هذه الأهداف.
ومن خلال هذا المقال، سنتحدث عن أهمية إدارة الوثائق وكيفية عملها، وسنستعرض أيضًا أنواع الوثائق والتحديات التي يمكن أن تواجه المؤسسات والشركات في عملية إدارة الوثائق، بالإضافة إلى أفضل النظم المتاحة لإدارة الوثائق.
ماذا تعني إدارة الوثائق؟
إدارة الوثائق (Document Management) هي عملية تنظيم وإدارة الوثائق والمعلومات المختلفة بطريقة منظمة ومنهجية، ويشمل ذلك جميع المستندات المكتوبة والإلكترونية والصوتية والمرئية التي تنتجها المؤسسات والشركات والجهات الحكومية والأفراد.
وتهدف إدارة الوثائق إلى تحسين إنتاجية المؤسسات وتسهيل إدارة المعلومات وتحسين الوصول إلى المعلومات الهامة بسرعة وسهولة، وتحسين جودة الخدمات التي تقدمها المؤسسات والشركات. وتشمل إدارة الوثائق العديد من المهام والأنشطة، مثل جمع وتسجيل وترتيب وحفظ وتخزين ونشر وتوزيع وإتلاف الوثائق والمعلومات.
وتستخدم المؤسسات العديد من الأدوات والتقنيات الحديثة في إدارة الوثائق، مثل البرامج الحاسوبية المخصصة لإدارة الوثائق والتخزين السحابي والتقنيات الإلكترونية المتقدمة وغيرها. وتساعد هذه الأدوات والتقنيات على تسهيل إدارة الوثائق وتحسين الوصول إلى المعلومات الهامة وتوفير الوقت والجهد في البحث عن المعلومات والوثائق المطلوبة.
ان كنت تريد معرفة المزيد عن الدورات التي تقوم بتقديمها أكاديمية سوربون للتدريب تواصل معنا
أقرا المزيد: دورات إدارة العقود القانونية والمناقصات
ممَّ يتكون نظام إدارة الوثائق والمحفوظات ؟
نظام إدارة الوثائق والمحفوظات (DMS) يتكون عادةً من مجموعة من المكونات التي تعمل معًا لتسهيل إدارة الوثائق والمعلومات بشكل فعال ومنهجي. ويشمل هذا النظام عادةً العناصر التالية:
1- قاعدة بيانات لتخزين الوثائق والمعلومات المختلفة.
2- واجهة المستخدم الرسومية التي تتيح للمستخدمين البحث عن وثائقهم وتنظيمها وتحريرها.
3- أدوات التصفية والبحث المتقدمة التي تساعد في تحديد الوثائق والمعلومات المطلوبة بسرعة وسهولة.
4- أدوات التصنيف والترتيب والتنظيم التي تساعد في تنظيم الوثائق والمعلومات بشكل فعال ومنهجي.
5- أدوات الإشعار والتنبيه التي تسمح للمستخدمين بمتابعة الوثائق والمعلومات الهامة والتحديثات الجديدة المطلوبة.
6- أدوات الحماية والأمان التي تضمن سرية وحماية الوثائق والمعلومات المخزنة.
7- أدوات التعاون والمشاركة التي تسمح للمستخدمين بالتعاون والتواصل في العمل على الوثائق والمعلومات.
كيف يعمل نظام إدارة الوثائق؟
يعمل نظام إدارة الوثائق عادةً عن طريق تخزين الوثائق والمعلومات المختلفة في قاعدة بيانات مركزية، ويتيح للمستخدمين الوصول إلى هذه الوثائق والمعلومات بسهولة وفعالية. ويعتمد عمل هذا النظام على عدة خطوات، وهي:
1- جمع الوثائق والمعلومات: يتم جمع كافة الوثائق والمعلومات المختلفة التي تنتجها المؤسسات والشركات والجهات الحكومية والأفراد بشكل منتظم وتخزينها في قاعدة بيانات مركزية.
2- تصنيف الوثائق: يتم تصنيف الوثائق والمعلومات بشكل دقيق ومنهجي وفقًا لنوع الوثيقة ومحتواها ووظيفتها وغيرها من المعايير المحددة.
3- تخزين الوثائق: يتم تخزين الوثائق والمعلومات المصنفة في قاعدة بيانات مركزية مخصصة لهذا الغرض، ويتم تخزينها بشكل آمن ومنظم.
4- البحث والوصول إلى الوثائق: يتيح نظام إدارة الوثائق للمستخدمين البحث عن الوثائق والمعلومات المخزنة في القاعدة بسهولة وفعالية، سواء بواسطة الكلمات الرئيسية أو التصنيفات أو المعايير الأخرى.
5- التعديل والتحديث: يتيح نظام إدارة الوثائق للمستخدمين تعديل وتحديث الوثائق والمعلومات المخزنة في القاعدة بشكل آمن ومنظم، مع الحفاظ على تاريخ التعديلات والتحديثات.
6- الحماية والأمان: يعتمد نظام إدارة الوثائق على الحماية والأمان للوثائق والمعلومات المخزنة في القاعدة، ويتم ضمان سرية وحماية الوثائق والمعلومات من الوصول غير المصرح به.
7- التحكم والرقابة: يتيح نظام إدارة الوثائق للمديرين والمشرفين التحكم والرقابة على الوثائق والمعلومات المخزنة في القاعدة، وتحديد صلاحيات الوصول والتعديل والحذف وغيرها من الأمور المتعلقة بإدارة الوثائق والمعلومات.
سجل الأن: دورة الارشفة الذكية والتنظيم الالكتروني الفعال للمعلومات والوثائق
ما هي أفضل أنظمة إدارة الوثائق؟
تتغير التقنيات والبرمجيات بشكل مستمر، وتظهر تحديثات وتحسينات جديدة في الأنظمة المتوفرة باستمرار. ومن الأنظمة الشهيرة التي يمكن الاعتماد عليها في إدارة الوثائق:
Microsoft SharePoint
Alfresco
OpenText ECM
Laserfiche
DocuWare
M-Files
Dropbox Business
Google Drive Enterprise
Box
Evernote Business
ويجب الانتباه إلى أن اختيار النظام المناسب يعتمد على حجم ونوع المؤسسة أو الشركة واحتياجاتها الفريدة في إدارة الوثائق. ومن المهم أيضاً التأكد من قدرة النظام على التوافق مع الأنظمة والتطبيقات الأخرى التي تستخدمها المؤسسة أو الشركة. لذلك، ينصح بالتعاون مع خبير في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات لتحديد النظام الأنسب والمناسب للمؤسسة أو الشركة.
ما هي الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها لتحسين إدارة الوثائق؟
تحسين إدارة الوثائق يتطلب اتباع العديد من الخطوات والإجراءات لتحقيق النتائج المرجوة، ومن بين الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها لتحسين إدارة الوثائق
تحديد أهداف إدارة الوثائق: يجب تحديد أهداف واضحة ومحددة لإدارة الوثائق، وتحديد متطلبات المؤسسة أو الشركة واحتياجاتها الفريدة في هذا المجال
تصنيف الوثائق: يجب تصنيف الوثائق وفقًا لأنواعها ومحتواها، وتحديد أساليب التصنيف والتسمية الفعالة لتسهيل الوصول إلى الوثائق المطلوبة
تطبيق سياسات إدارة الوثائق: يجب تحديد وتطبيق سياسات وإجراءات فعالة لإدارة الوثائق، بما في ذلك سياسات الحفظ والتخزين والتدمير والوصول والأمان
استخدام نظام إدارة الوثائق: يجب استخدام نظام إدارة الوثائق المناسب للمؤسسة أو الشركة، والذي يتيح تخزين وإدارة الوثائق بشكل منظم وآمن، ويسهل الوصول إلى الوثائق المطلوبة
تدريب الموظفين: يجب تدريب الموظفين على كيفية استخدام نظام إدارة الوثائق وسياسات الإدارة، وتحديد صلاحيات الوصول والتعديل والحذف وغيرها من الأمور المتعلقة بإدارة الوثائق
الاستعانة بخبراء الإدارة الإلكترونية: يمكن الاستعانة بخبراء الإدارة الإلكترونية لتقييم النظام المستخدم وتحديد المشاكل والتحسينات الممكنة وتوفير الدعم الفني والتدريب المتخصص
كيف يمكن تصنيف الوثائق بطريقة منظمة وفعالة؟
هناك عدة طرق لتصنيف الوثائق بشكل منظم وفعال، منها:
1. التصنيف حسب المحتوى
- وثائق إدارية (عقود، سجلات، تراخيص، إلخ)
- وثائق فنية (تقارير، بيانات، تصاميم، إلخ)
- وثائق مالية (فواتير، كشوف حسابات، إلخ)
- وثائق قانونية (اتفاقيات، قرارات، إلخ)
2. التصنيف حسب التاريخ أو الفترة الزمنية
- وثائق جارية (نشطة، قيد التداول)
- وثائق أرشيفية (منتهية، محفوظة)
- وثائق دائمة (لا يمكن التخلص منها)
3. التصنيف حسب درجة السرية
- وثائق عامة (متاحة للجميع)
- وثائق سرية (محدودة الاطلاع)
- وثائق سرية للغاية (مقيدة الاطلاع)
4. التصنيف حسب الموضوع أو الوظيفة
- وثائق التخطيط والإدارة
- وثائق الموارد البشرية
- وثائق المالية والمحاسبة
- وثائق الإنتاج والتشغيل
- وثائق التسويق والمبيعات
5. التصنيف حسب الشكل أو الوسيط
- وثائق ورقية
- وثائق إلكترونية
- وثائق مرئية (صور، فيديو)
- وثائق صوتية
ما هي التقنيات الحديثة المستخدمة في إدارة الوثائق الإلكترونية؟
هناك عدة تقنيات حديثة مستخدمة في إدارة الوثائق الإلكترونية، ومن أبرزها:
1. التعرف الضوئي على النص (Optical Character Recognition - OCR)
- تحويل الوثائق المسحوبة ضوئيًا إلى نص قابل للبحث والتعديل.
- يسهل إدخال المعلومات والبحث في الوثائق الرقمية.
2. إدارة المحتوى الإلكتروني (Electronic Content Management - ECM)
- نظم متكاملة لتخزين وتنظيم وإدارة الوثائق الإلكترونية.
- تشمل ميزات كالفهرسة والبحث والتحكم في الإصدارات.
3. التوقيعات الرقمية والتشفير
- توفير أمان وسرية للوثائق الإلكترونية.
- ضمان سلامة المحتوى وإثبات الهوية.
4. الحوسبة السحابية (Cloud Computing)
- تخزين الوثائق في خوادم الإنترنت بدلاً من أجهزة محلية.
- إمكانية الوصول والتعاون على الوثائق من أي مكان.
5. الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة
- تصنيف وتنظيم الوثائق تلقائيًا بناءً على الأنماط والسمات.
- توفير توصيات ذكية للتصنيف والتوجيه والاسترجاع.
6. الأرشفة الإلكترونية الآمنة
- تخزين الوثائق الإلكترونية لفترات طويلة بطريقة آمنة ومحفوظة.
- إمكانية الوصول والاسترجاع السريع للوثائق عند الحاجة.
النهاية
يجب على المؤسسات والشركات تحديد أهدافها واحتياجاتها الفريدة في إدارة الوثائق والمحفوظات، واتباع الخطوات الأساسية لتحسين عملية إدارة الوثائق وتحقيق النتائج المرجوة. ومن خلال الاستفادة من أفضل النظم والتقنيات المتاحة وتوفير التدريب والدعم الفني المناسب، يمكن للمؤسسات والشركات تحسين إدارة الوثائق والمحفوظات والحفاظ على الوثائق والمعلومات بشكل آمن ومنظم، وتحقيق أقصى استفادة منها في دعم عمل المؤسسة أو الشركة وتحقيق النجاح والتميز.
ان كنت تريد معرفة المزيد عن الدورات التي نقوم بتقديمها تواصل معنا.
الأسئلة الشائعة حول ادارة الوثائق
إليك بعض الأسئلة التي تواجه المستخدم أثناء بحثه عن موضوع إدارة الوثائق والمحفوظات:
ما هي أهمية إدارة الوثائق والمحفوظات؟
تساعد إدارة الوثائق والمحفوظات في تنظيم وإدارة جميع الوثائق والمعلومات المتعلقة بعمل المؤسسة أو الشركة.
تحافظ على الوثائق والمعلومات بشكل آمن ومنظم وسهل الوصول إليها.
تساعد على تحسين كفاءة العمل وتوفير الوقت والجهد في البحث عن الوثائق والمعلومات.
ما هي التحديات الشائعة في إدارة الوثائق والمحفوظات؟
تزايد حجم الوثائق والمعلومات والصعوبة في التعامل معها وتصنيفها وتخزينها.
عدم تطبيق سياسات فعالة للحفظ والتخزين والتدمير والوصول والأمان.
تحديات التحول الرقمي والتحديث المستمر للتقنيات والنظم المستخدمة.
ما هي أفضل النظم المتاحة لإدارة الوثائق والمحفوظات؟
نظام إدارة الوثائق الالكترونية (EDMS)، الذي يتيح تخزين وإدارة الوثائق بشكل منظم وآمن، ويسهل الوصول إلى الوثائق المطلوبة.
نظام إدارة المحفوظات الإلكترونية (ERMS)، الذي يتيح تخزين وإدارة المحفوظات بشكل منظم وآمن، ويسمح بالحفاظ على سجلات المؤسسة أو الشركة والوثائق التاريخية بشكل دائم.
نظام إدارة الوثائق المتكامل (ECM)، الذي يجمع بين عدة أنظمة لإدارة الوثائق والمحفوظات والعمليات الأخرى المتعلقة بالمؤسسة أو الشركة.
استثمر في مستقبلك المهني واكتسب الكفاءات اللازمة للنجاح في مجال السلامة والصحة من خلال أكاديمية سوربون للتدريب. نحن نقدم دورات تدريبية في عمان